Contabilización con fichero CSV-Facturas
Antes de proceder a la contabilización por fichero Csv deberá informarse si su software permite extraer listados de clientes y proveedores en Excel o Csv en su defecto y admite para su importación ficheros Csv tipo facturas.
Para contabilizar las facturas con nuestro conector de CSV- FACTURAS deberán seguir los siguientes pasos:
1.-CARGAR DATOS BÁSICOS DE EMPRESA.
Los dígitos del plan que se cargan por defecto son 10, se debería modificar en caso de que sea distinto y adaptarlo a su empresa, sino se realiza, a la hora de crear terceros podremos tener problemas de numeración de dígitos.
Como es un conector que NO está conectado con un software contable deberemos rellenar la información de Nombre, Código y CIF manualmente, así como aquellos datos necesarios, dentro de la pestaña Datos la Empresa.
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2.-CARGAR LOS TERCEROS MEDIANTE EXCEL.
Cargar dentro la pestaña DATOS-Otras Configuraciones de la ventana Alta-Modificación de la Empresa, proveedores y clientes en** formato Excel para después al subir facturas poder enlazarlos, en su apartado correspondiente: Importar terceros**
El formato correcto de estos ficheros Excel, campos y columnas requeridos, deben ser adaptados a las fichas de terceros de nuestro programa. Para ello recomendamos que de cualquier empresa se abra una ficha de tercero con el símbolo más, y se descargue en Excel. Nos dirigimos al apartado de nuestros terceros, seleccionamos el tercero, Acciones > Exportar Tercero en Excel
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Si algún dato falta cargará la información pero deberá ser añadida en Inmatic. Las columnas que no tengan información NO se pueden borrar.
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Se recomienda también cargar los terceros en ficheros separados, los de clientes por un lado y los de proveedores por otro.
Clave Maestra campo CIF
En la importación de los ficheros excels de terceros toma el campo CIF, como clave maestra, es decir si ese campo se repite solo se copia el ultimo. Se recomienda que si un NIF está informando más de una ficha de tercero, en la segunda y posteriores se haga una modificación. ( A999999999bis), sino copiará únicamente el último que encuentre. Lo mismo pasa con las fichas que no tienen CIF, si hay varias fichas con el este campo sin informar solo copia la última, se recomienda en estos casos poner SINCIF1, SINCIF2 ó NOCIF1, NOCIF2.
Una vez subidos los documentos y cargados los terceros mediante Excel, Inmatic irá enlazando las facturas a medida que vaya encontrando en el documento el NIF, el nombre , etc...
Sino se pudieron cargar estos terceros mediante fichero Excel o son nuevos también se podrán crear en nuestro software si se desea, en un apartado posterior se explica como.
En todo este proceso de deberán corregir los diferentes errores o avisos de nuestras facturas hasta dejarlas en Pendiente de Revisión.
A parte de los errores en facturas existen una serie de revisiones que deberán ser chequeados y salvados, por ejemplo, se deberá revisar y asignar manualmente la cuenta del tercero si Inmatic detecta mas de una ficha con el mismo NIF.
Control de datos y revisión requerida
No obstante, con este conector también dejamos descargar las facturas en CSV ( tercer paso) sin enlazar el tercero, es decir no es necesario que las facturas tengan asignados los clientes o proveedores, lo cual comparta un error de tercero no encontrado y por ello cargar los terceros del paso 2) no será un paso estrictamente necesario.
3.- CONFIGURACIÓN Y DESCARGA DEL ARCHIVO CSV A SUBIR EN SU SOFTWARE.
Una vez las facturas están en pendiente de revisión o con error de tercero no encontrado en la columna Errores, se deberá descargar el CSV en el símbolo correspondiente → icono Descargar CSV
Si existen facturas con errores deberemos acudir para descargar nuestro CSV a la columna Todos, sino existen, que por lo general será lo normal, desde la columna Pendiente de Revisión.
En Inmatic el archivo csv a subir a su software se puede configurar en:
- La pestaña Datos de la empresa, si la empresa en cuestión requiere una configuración especial.
- Desde el icono Ajustes para configurar con el mismo formato el fichero CSV en todas las empresas
Existen dos iconos dedicados a la configuración del fichero csv.
Configurar valores celdas CSV
Este icono es para indicarle en su software de destino que tipo de factura estamos cargando, ( gasto o ingreso) si fuera el caso, por defecto, tendrá esta identificación y dentro del csv será la celda** tipo** Esta información se debe disponer por parte del cliente con anterioridad.
Actualizar orden las columnas del CSV
En este icono se configura qué celdas son necesarias y el orden de las mismas en el fichero que vaya a cargar en su software. Esta información se debe de disponer por parte del cliente con anterioridad. Si queremos excluir alguna celda la pasaremos al lado derecho. Si queremos ordenar las celdas que configuren el archivo el desplazamiento será en vertical.
4.-PASAR LAS FACTURAS A LA COLUMNA CONTABILIZADO.
Una vez descargado el CSV en la columna contabilizando el estado pasa a pendiente de carga, esto quiere decir que está pendiente de carga en su software de destino.
Una vez se carga en software de destino las facturas se pasan manualmente de la columna Contabilizando a Contabilizado. Para realizar esta acción, se deben seleccionar las facturas en la columna Contabilizando ( en estado pendiente de carga ) y darle al botón situado dentro de Acciones, Contabilizar las facturas del CSV.
5.-APERTURAS NUEVAS DE TERCEROS
Por norma general se podrá crear el tercero en:
- Su software y subirlo mediante excel al nuestro como le hemos indicado en el apartado 2. Se deberá repetir el proceso tantas veces como sea necesario.
- En nuestro software ya sea con una numeración automática o siguiendo con la numeración impuesta por su programa contable ( si la numeración es automática pueden utilizar el procedimiento que nuestro programa incorpora por defecto, explicado a más abajo). Si abren el tercero en Inmatic deben asegurarse que el archivo csv que extrae Inmatic a parte de informar el diario puede abrir terceros en su software contable
Procedimiento en Inmatic para la apertura de terceros:
Recordar que Inmatic nos permite abrir directamente terceros mientras se corrigen las facturas automáticamente a través de combinación de teclas. En la ficha de nuestro tercero, una vez verificado que este es nuevo ,nos situamos en la cuenta del tercero y deberemos seguir los siguientes pasos:
La combinación de teclas será número inicial ( 3-4-5 dígitos) de la cuenta contable según sea cliente, acreedor o proveedor, interrogante y tecla intro. 4300-4100-4000?intro.
Automáticamente Inmatic irá a la sección correspondiente de cliente o proveedor y añadirá un número más a la cuenta. Si se utiliza este método es importante que se tengan actualizadas en todo momento las fichas.
Actualizado el: 12/06/2026
¡Gracias!