Contabilización con fichero CSV
Para contabilizar las facturas con nuestro conector de CSV deberán seguir los siguientes pasos:
1.-CARGAR DATOS BÁSICOS DE EMPRESA.
Los dígitos del plan que se cargan por defecto son 10, se debería modificar en caso de que sea distinto y adaptarlo a su empresa, sino se realiza, a la hora de crear terceros podremos tener problemas de numeración de dígitos.
Como es un conector que NO está conectado con un software contable deberemos rellenar la información de Nombre, Código y CIF manualmente, así como aquellos datos necesarios, dentro de la pestaña Datos la Empresa.
2.-CARGAR LOS TERCEROS MEDIANTE EXCEL.
Cargar dentro la pestaña DATOS-Otras Configuraciones de la ventana Alta-Modificación de la Empresa, proveedores y clientes en** formato Excel para después al subir facturas poder enlazarlos, en su apartado correspondiente: Importar terceros**
El formato correcto de estos ficheros Excel, campos y columnas requeridos, deben ser adaptados a las fichas de terceros de nuestro programa. Para ello recomendamos que de cualquier empresa se abra una ficha de tercero con el símbolo más, y se descargue en Excel. Nos dirigimos al apartado de nuestros terceros, seleccionamos el tercero, Acciones > Exportar Tercero en Excel
Las cuatro columnas primeras son obligatorias de informar.
Se recomienda también cargar los terceros en ficheros separados, los de clientes por un lado y los de proveedores por otro.
Una vez subidos los documentos y cargados los terceros mediante Excel, Inmatic irá enlazando las facturas a medida que vaya encontrando en el documento el NIF, el nombre , etc...
Sino se pudieron cargar estos terceros mediante fichero Excel o son nuevos también se podrán crear en nuestro software si se desea, en un apartado posterior se explica como.
En todo este proceso de deberán corregir los diferentes errores o avisos de nuestras facturas hasta dejarlas en Pendiente de Revisión.
A parte de los errores en facturas existen una serie de revisiones que deberán ser chequeados y salvados, por ejemplo, se deberá revisar y asignar manualmente la cuenta del tercero si Inmatic detecta mas de una ficha con el mismo NIF.
Ambigüedad en tercero
Control de datos y revisión requerida
No obstante, con este conector también dejamos descargar las facturas en CSV ( tercer paso) sin enlazar el tercero, es decir no es necesario que las facturas tengan asignados los clientes o proveedores, lo cual comparta un error de tercero no encontrado y por ello cargar los terceros del paso 2) no será un paso estrictamente necesario.
3.- CONFIGURACIÓN Y DESCARGA DEL ARCHIVO CSV A SUBIR EN SU SOFTWARE.
Una vez las facturas están en pendiente de revisión o con error de tercero no encontrado en la columna Errores, se deberá descargar el CSV en el símbolo correspondiente → icono Descargar CSV
Si existen facturas con errores deberemos acudir para descargar nuestro CSV a la columna Todos, sino existen, que por lo general será lo normal, desde la columna Pendiente de Revisión.
Se recomienda antes de descargar el fichero en CSV y subirlo a su software, editarlo y acomodarlo al formato que necesiten en su software. Esta acción se podrá hacer desde:
La pestaña Datos de la empresa, si la empresa en cuestión requiere una configuración especial.
Desde el icono Ajustes para configurar con el mismo formato el fichero CSV en todas las empresas
4.-PASAR LAS FACTURAS A LA COLUMNA CONTABILIZADO.
Una vez descargado el CSV en la columna contabilizando el estado pasa a pendiente de carga, esto quiere decir que está pendiente de carga en su software de destino.
Una vez se carga en software de destino las facturas se pasan manualmente de la columna Contabilizando a Contabilizado. Para realizar esta acción, se deben seleccionar las facturas en la columna Contabilizando ( en estado pendiente de carga ) y darle al botón situado dentro de Acciones, Contabilizar las facturas del CSV.
5.-CARGAS POSTERIORES DE TERCEROS NUEVOS
Se deberá crear el tercero en Inmatic ,ya sea con una numeración automática o seguir con la numeración impuesta por su programa contable ( si la numeración es automática pueden utilizar el procedimiento que nuestro programa incorpora por defecto ) o cargando las nuevas fichas en Excel.
Procedimiento en Inmatic para la apertura de terceros:
Recordar que Inmatic nos permite abrir directamente terceros mientras se corrigen las facturas automáticamente a través de combinación de teclas. En la ficha de nuestro tercero, una vez verificado que este es nuevo ,nos situamos en la cuenta del tercero y deberemos seguir los siguientes pasos:
La combinación de teclas será número inicial ( 3-4-5 dígitos) de la cuenta contable según sea cliente, acreedor o proveedor, interrogante y tecla intro. • 4300-4100-4000?intro.
Automáticamente Inmatic irá a la sección correspondiente de cliente o proveedor y añadirá un número más a la cuenta. Si se utiliza este método es importante que se tengan actualizadas en todo momento las fichas.
Algunos softwares también admiten los ficheros Excel para subir facturas en Software de destino, en vez del fichero en CSV. El proceso sería idéntico hasta el punto 2, una vez en pendiente de revisión se descargaría el Excel : seleccionamos las facturas, nos dirigimos a Acciones>Descargas>Listados Excel. Este Excel es configurable desde el icono situado arriba en el mismo listado de facturas. Una vez subidas a su software se recomienda pasar las facturas a la columna Contabilizados mediante el cambio de estado contabilizado manualmente.
1.-CARGAR DATOS BÁSICOS DE EMPRESA.
Los dígitos del plan que se cargan por defecto son 10, se debería modificar en caso de que sea distinto y adaptarlo a su empresa, sino se realiza, a la hora de crear terceros podremos tener problemas de numeración de dígitos.
Como es un conector que NO está conectado con un software contable deberemos rellenar la información de Nombre, Código y CIF manualmente, así como aquellos datos necesarios, dentro de la pestaña Datos la Empresa.
2.-CARGAR LOS TERCEROS MEDIANTE EXCEL.
Cargar dentro la pestaña DATOS-Otras Configuraciones de la ventana Alta-Modificación de la Empresa, proveedores y clientes en** formato Excel para después al subir facturas poder enlazarlos, en su apartado correspondiente: Importar terceros**
El formato correcto de estos ficheros Excel, campos y columnas requeridos, deben ser adaptados a las fichas de terceros de nuestro programa. Para ello recomendamos que de cualquier empresa se abra una ficha de tercero con el símbolo más, y se descargue en Excel. Nos dirigimos al apartado de nuestros terceros, seleccionamos el tercero, Acciones > Exportar Tercero en Excel
Las cuatro columnas primeras son obligatorias de informar.
Se recomienda también cargar los terceros en ficheros separados, los de clientes por un lado y los de proveedores por otro.
Una vez subidos los documentos y cargados los terceros mediante Excel, Inmatic irá enlazando las facturas a medida que vaya encontrando en el documento el NIF, el nombre , etc...
Sino se pudieron cargar estos terceros mediante fichero Excel o son nuevos también se podrán crear en nuestro software si se desea, en un apartado posterior se explica como.
En todo este proceso de deberán corregir los diferentes errores o avisos de nuestras facturas hasta dejarlas en Pendiente de Revisión.
A parte de los errores en facturas existen una serie de revisiones que deberán ser chequeados y salvados, por ejemplo, se deberá revisar y asignar manualmente la cuenta del tercero si Inmatic detecta mas de una ficha con el mismo NIF.
Ambigüedad en tercero
Control de datos y revisión requerida
No obstante, con este conector también dejamos descargar las facturas en CSV ( tercer paso) sin enlazar el tercero, es decir no es necesario que las facturas tengan asignados los clientes o proveedores, lo cual comparta un error de tercero no encontrado y por ello cargar los terceros del paso 2) no será un paso estrictamente necesario.
3.- CONFIGURACIÓN Y DESCARGA DEL ARCHIVO CSV A SUBIR EN SU SOFTWARE.
Una vez las facturas están en pendiente de revisión o con error de tercero no encontrado en la columna Errores, se deberá descargar el CSV en el símbolo correspondiente → icono Descargar CSV
Si existen facturas con errores deberemos acudir para descargar nuestro CSV a la columna Todos, sino existen, que por lo general será lo normal, desde la columna Pendiente de Revisión.
Se recomienda antes de descargar el fichero en CSV y subirlo a su software, editarlo y acomodarlo al formato que necesiten en su software. Esta acción se podrá hacer desde:
La pestaña Datos de la empresa, si la empresa en cuestión requiere una configuración especial.
Desde el icono Ajustes para configurar con el mismo formato el fichero CSV en todas las empresas
4.-PASAR LAS FACTURAS A LA COLUMNA CONTABILIZADO.
Una vez descargado el CSV en la columna contabilizando el estado pasa a pendiente de carga, esto quiere decir que está pendiente de carga en su software de destino.
Una vez se carga en software de destino las facturas se pasan manualmente de la columna Contabilizando a Contabilizado. Para realizar esta acción, se deben seleccionar las facturas en la columna Contabilizando ( en estado pendiente de carga ) y darle al botón situado dentro de Acciones, Contabilizar las facturas del CSV.
5.-CARGAS POSTERIORES DE TERCEROS NUEVOS
Se deberá crear el tercero en Inmatic ,ya sea con una numeración automática o seguir con la numeración impuesta por su programa contable ( si la numeración es automática pueden utilizar el procedimiento que nuestro programa incorpora por defecto ) o cargando las nuevas fichas en Excel.
Procedimiento en Inmatic para la apertura de terceros:
Recordar que Inmatic nos permite abrir directamente terceros mientras se corrigen las facturas automáticamente a través de combinación de teclas. En la ficha de nuestro tercero, una vez verificado que este es nuevo ,nos situamos en la cuenta del tercero y deberemos seguir los siguientes pasos:
La combinación de teclas será número inicial ( 3-4-5 dígitos) de la cuenta contable según sea cliente, acreedor o proveedor, interrogante y tecla intro. • 4300-4100-4000?intro.
Automáticamente Inmatic irá a la sección correspondiente de cliente o proveedor y añadirá un número más a la cuenta. Si se utiliza este método es importante que se tengan actualizadas en todo momento las fichas.
Algunos softwares también admiten los ficheros Excel para subir facturas en Software de destino, en vez del fichero en CSV. El proceso sería idéntico hasta el punto 2, una vez en pendiente de revisión se descargaría el Excel : seleccionamos las facturas, nos dirigimos a Acciones>Descargas>Listados Excel. Este Excel es configurable desde el icono situado arriba en el mismo listado de facturas. Una vez subidas a su software se recomienda pasar las facturas a la columna Contabilizados mediante el cambio de estado contabilizado manualmente.
Actualizado el: 28/11/2024
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