Subir facturas y listados en Excel
Inmatic puede reconocer y leer facturas y listados en formato Excel. Es necesario solicitar la activación del permiso.
Al seleccionar el archivo, el sistema lo carga como Listado de facturas automáticamente.
Si se desea subir un Excel como Imagen se debe activar previamente esta opción. El desplegable solo aparece si se activa este segundo permiso.
El listado está configurado para que cada fila sea una factura y cada columna su campo correspondiente.
Una vez activado el permiso para utilizar el formato Excel, es necesario configurar el formato del listado. Para ello deberá dirigirse a Ajustes > Ficheros Excel.
El selector de columnas nos servirá para configurar el orden de los Excels dentro de Inmatic. Este selector está pensado para no editar el fichero que se sube y actuar de la siguiente manera:
1.-Ordenar los campos del cuadro Columnas ordenadas del Excel tal y como están las columnas de nuestro fichero Excel.
Hemos numerado las celdas con letra y una descripción para una mayor comodidad, por ejemplo, si tienen en su fichero excel el Total Factura en la columna C, deberemos mover la columna H ( siguiendo con el ejemplo) a la columna C., en un desplazamiento hacia arriba.
De tal forma que se deberá ordenar todos los conceptos del cuadro de la izquierda como están en las columnas Excel.
2.-Ignorar celdas en el cuadro Columnas ordenadas del Excel
Si tenemos columnas que están en blanco o contengan información no necesaria en nuestro fichero Excel, con el botón Añadir columna a Ignorar podremos indicarle algún campo que queramos que nuestro software ignore, en vez de borrar esta columna en nuestro fichero. Para realizar esta acción tendremos que darle al botón + de añadir ,se creará una celda nueva en el cuadro de la izquierda : " Columnas ordenadas del Excel " en la parte inferior, con la numeración correlativa correspondiente, que deberá ser arrastrada al campo que queramos ignorar dentro de Inmatic.
3.-Desplazamiento de campos entre las dos cuadros.
Los campos que no sean necesarios se ocultarán en la parte de la derecha moviendo los campos de la parte izquierda hacia la derecha: " Columnas Excluidas del Excel" .
Si tenemos campos en nuestro Excel que NO están en el listado " Columnas ordenadas del Excel" que viene por defecto se podrán incluir en éste moviendo los campos desde "Columnas Excluidas del Excel" para ser tenidos en cuenta, con un desplazamiento de derecha a izquierda del campo en cuestión.
4.Suprimir la cabecera de las columnas en nuestro Excel
Una vez ordenadas la cabecera de las columnas se podrá borrar. Si se deja en Inmatic al ser leída dará un error.
Esta configuración de los Excel afectará a todas las empresas del usuario, por ello se recomienda que se configure lo más polivalente que sea posible.
Se recomienda realizar la configuración de las columnas y hacer la carga de uno o dos registros para confirmar que se adapta al formato deseado correctamente.
NOTA: El fichero debe tener una única pestaña.
Al seleccionar el archivo, el sistema lo carga como Listado de facturas automáticamente.
Si se desea subir un Excel como Imagen se debe activar previamente esta opción. El desplegable solo aparece si se activa este segundo permiso.
El listado está configurado para que cada fila sea una factura y cada columna su campo correspondiente.
Una vez activado el permiso para utilizar el formato Excel, es necesario configurar el formato del listado. Para ello deberá dirigirse a Ajustes > Ficheros Excel.
El selector de columnas nos servirá para configurar el orden de los Excels dentro de Inmatic. Este selector está pensado para no editar el fichero que se sube y actuar de la siguiente manera:
1.-Ordenar los campos del cuadro Columnas ordenadas del Excel tal y como están las columnas de nuestro fichero Excel.
Hemos numerado las celdas con letra y una descripción para una mayor comodidad, por ejemplo, si tienen en su fichero excel el Total Factura en la columna C, deberemos mover la columna H ( siguiendo con el ejemplo) a la columna C., en un desplazamiento hacia arriba.
De tal forma que se deberá ordenar todos los conceptos del cuadro de la izquierda como están en las columnas Excel.
2.-Ignorar celdas en el cuadro Columnas ordenadas del Excel
Si tenemos columnas que están en blanco o contengan información no necesaria en nuestro fichero Excel, con el botón Añadir columna a Ignorar podremos indicarle algún campo que queramos que nuestro software ignore, en vez de borrar esta columna en nuestro fichero. Para realizar esta acción tendremos que darle al botón + de añadir ,se creará una celda nueva en el cuadro de la izquierda : " Columnas ordenadas del Excel " en la parte inferior, con la numeración correlativa correspondiente, que deberá ser arrastrada al campo que queramos ignorar dentro de Inmatic.
3.-Desplazamiento de campos entre las dos cuadros.
Los campos que no sean necesarios se ocultarán en la parte de la derecha moviendo los campos de la parte izquierda hacia la derecha: " Columnas Excluidas del Excel" .
Si tenemos campos en nuestro Excel que NO están en el listado " Columnas ordenadas del Excel" que viene por defecto se podrán incluir en éste moviendo los campos desde "Columnas Excluidas del Excel" para ser tenidos en cuenta, con un desplazamiento de derecha a izquierda del campo en cuestión.
4.Suprimir la cabecera de las columnas en nuestro Excel
Una vez ordenadas la cabecera de las columnas se podrá borrar. Si se deja en Inmatic al ser leída dará un error.
Esta configuración de los Excel afectará a todas las empresas del usuario, por ello se recomienda que se configure lo más polivalente que sea posible.
Se recomienda realizar la configuración de las columnas y hacer la carga de uno o dos registros para confirmar que se adapta al formato deseado correctamente.
NOTA: El fichero debe tener una única pestaña.
Actualizado el: 30/11/2023
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