Inmatic puede reconocer y leer facturas y listados en formato Excel.

Descripción General del procedimiento

Esta configuración del Excel está pensada para que se haga desde nuestro programa sin tener que dirigirse al archivo Excel : moviendo por un lado, con un desplazamiento vertical, a su posición correcta las celdas de las Columnas Visibles -columnas ordenadas del Excel- ó también pudiendo Ignorarlas cuando estas celdas no se contemplen en nuestro listado de Excel.
Para ello se deberán seguir los pasos que se indican en esta ayuda.

Donde se configuran los listados de Excel

Antes de subir listados de facturas en formato Excel, es necesario configurar el formato del listado.
Para ello deberá dirigirse a :

A) CONFIGURACIÓN DESDE EL USUARIO ( PROPIETARIO-PRINCIPAL) DE INMATIC
Icono muñeco >Configuración >ficheros Excel. Esta configuración afecta a todas las empresas del usuario

B) CONFIGURACIÓN DESDE LA EMPRESA
Desde la pestaña Datos de la empresa en cuestión. Esta configuración prevalece sobre la que se haga sobre la configuración del usuario

Como configurar el fichero Excel

Al seleccionar el archivo Excel, el sistema lo carga como Listado de facturas automáticamente, cada línea significará una factura y cada columna un campo.
El selector de columnas nos servirá para configurar el orden de los Excels dentro de Inmatic. Este selector está pensado para no editar el fichero que se sube y actuar de la siguiente manera:

1.-Ordenar los campos del cuadro Columnas ordenadas del Excel tal como estan en nuestro fichero Excel: Desplazamiento Vertical.
Hemos numerado las celdas con letra y una descripción para una mayor comodidad, por ejemplo, si tienen en su fichero Excel el Total Factura en la columna C, deberemos mover la celda H de la imagen anterior a la columna C., en un desplazamiento hacia arriba.
De tal forma se deberán ordenar todos los conceptos del cuadro de la izquierda como están en las columnas Excel.

2.-Ignorar celdas en el cuadro Columnas ordenadas del Excel
Si tenemos columnas que están en blanco o contengan información no necesaria en nuestro fichero Excel, con el botón Añadir columna a Ignorar podremos indicarle algún campo que queramos que nuestro software ignore, en vez de borrar esta columna en nuestro fichero Excel. Para realizar esta acción tendremos que darle al botón + de añadir ,se creará una celda nueva en el cuadro de la izquierda : " Columnas ordenadas del Excel " en la parte inferior, con la letra correlativa correspondiente, que deberá ser arrastrada al campo que queramos ignorar dentro de Inmatic.

3.-Desplazamiento de campos entre los dos cuadros: Desplazamiento Horizontal.
Los campos que no sean necesarios se ocultarán en la parte de la derecha moviendo los campos de la parte izquierda hacia la derecha: Columnas Excluidas del Excel.

Si tenemos campos en nuestro Excel que NO están en el listado  " Columnas ordenadas del Excel" que viene por defecto se podrán incluir en éste moviendo los campos desde Columnas Excluidas del Excel para ser tenidos en cuenta, con un desplazamiento de derecha a izquierda del campo en cuestión.

4.-Suprimir la cabecera de las columnas en nuestro Excel
Una vez ordenadas las celdas, la cabecera de las columnas se podrá borrar, aunque se recomienda dejarla para una mayor comprensión si existiera alguna incidencia.

Cuestiones a tener en cuenta

1. El enlazado de las fichas de terceros se hace con NIF y/o Nombre , al menos uno de ellos debe estar incluido en el listado de facturas a subir.
2. No es configurable desde el Excel todo lo que no esté disponible en las celdas, entre ellos; cuentas de contrapartida, referencias a cuentas de contrapartida, formas de tributación de IVA e IGIC, pago , vencimiento, etc...esto se hace desde la ficha del tercero, desde Parámetros de la factura, etc..., una vez la factura ha sido subida.
3. Al no contener un archivo pdf. las referencias de terceros, de contrapartidas y de proyectos que parten de la información capturada en el documento dejan de tener aplicación si suben las facturas en forma de listados.
4. Si al subir el fichero nos percatamos de que alguna columna no estaba bien configurada, podemos modificar la configuración de las columnas en Inmatic desde el apartado correspondiente seleccionar las facturas en error y realizar la acción de Reintentar detección ( Acciones>Otros> Reintentar detección ) para que se aplique la nueva configuración.
5. El fichero a subir debe tener exclusivamente una única pestaña, y solo se permite subir ficheros del mismo tipo , xls o xlsx, en un carga.
6. Es importante tener en cuenta que si no queremos reflejar cantidad en alguna celda se debe dejar vacía y no con importe a 0.
7. Cuando pasemos facturas con bases exentas, sin cuotas de IVA, por ejemplo el importe de 100 € , como se ve en la imagen ,solo será necesario reflejar en el Excel el importe de la base, la cuota a 0 se colocará automáticamente.

Configuración de algunas operaciones que no llevan cuota de impuesto.

• Facturas de proveedor en adquisiciones intracomunitarias CEE e Inversión del sujeto pasivo, ISP : Se hará constar en el Excel únicamente una columna con el importe de la base "exenta" como lo indicado en el punto 7 ( la cuota a 0 se coloca automáticamente) del apartado anterior .El tipo de gravamen a autorrepercutir lo tomará de la ficha del tercero, así como si es bien o servicio.
• Facturas de venta dentro de la CEE y por inversión del sujeto pasivo, ISP: Será necesario también indicarlo en Inmatic solo con el importe de la base, lo restante lo tomará de la ficha del cliente. Es decir en el excel que subamos solo es necesario indicar la base.
• Facturas de exportación: Será necesario también indicarlo en Inmatic solo con el importe de la base, lo restante lo tomará de la ficha del cliente. Es decir en el excel que subamos solo es necesario indicar la base.

Actualizado el: 28/08/2026