Subir facturas y listados en Excel
Inmatic puede reconocer y leer facturas y listados en formato Excel.
Al seleccionar el archivo Excel, el sistema lo carga como Listado de facturas automáticamente, cada línea significará una factura y cada columna un campo.
Esta configuración del Excel está pensada para que se haga desde nuestro programa sin tener que dirigirse al archivo Excel : moviendo por un lado, con un desplazamiento vertical, a su posición correcta las celdas de las Columnas Visibles -columnas ordenadas del Excel- ó también pudiendo Ignorarlas cuando estas celdas no se contemplen en nuestro listado de Excel.
Para ello se deberán seguir los pasos que se indican en esta ayuda.
Si se desea subir un Excel como "Imagen" se debe activar previamente esta opción. Este permiso pasa automáticamente esta factura de formato xlsx a archivo pdf .La visualización de este tipo de archivo en el desplegable solo aparece si se ha solicitado la activación previa de este permiso. Al activar el poder trabajar como Imagen, nos aparecerá un desplegable donde se podrá elegir listado o Imagen. Señalar que si no se activa la opción de Imagen este desplegable NO se visualiza, solo con arrastrar el archivo de Excel a subir nuestro programa detectará que es un listado.
El listado está configurado para que cada fila sea una factura y cada columna su campo correspondiente.
Antes de subir listados de facturas en formato Excel, es necesario configurar el formato del listado.
Para ello deberá dirigirse a :
A) CONFIGURACIÓN DESDE EL USUARIO ( PROPIETARIO-PRINCIPAL) DE INMATIC
Icono muñeco >Configuración >ficheros Excel. Esta configuración afecta a todas las empresas del usuario
B) CONFIGURACIÓN DESDE LA EMPRESA
Desde la pestaña Datos de la empresa en cuestión. Esta configuración prevalece sobre la que se haga sobre la configuración del usuario
El selector de columnas nos servirá para configurar el orden de los Excels dentro de Inmatic. Este selector está pensado para no editar el fichero que se sube y actuar de la siguiente manera:
VARIOS USUARIOS EN UN MISMA EMPRESA con DIFERENTES CONFIGURACIONES
Si una misma empresa tiene varios usuarios ( administrador, empleados, etc..) a la hora de configurar el EXCEL preguntar a soporte y se le activará un permiso para que en estos casos se vuelva a la situación del punto B), donde la configuración de Empresa, configuración desde la pestaña Datos, sea la configuración prevalente.
1.-Ordenar los campos del cuadro Columnas ordenadas del Excel tal como estan en nuestro fichero Excel: Desplazamiento Vertical.
Hemos numerado las celdas con letra y una descripción para una mayor comodidad, por ejemplo, si tienen en su fichero Excel el Total Factura en la columna C, deberemos mover la celda H de la imagen anterior a la columna C., en un desplazamiento hacia arriba.
De tal forma se deberán ordenar todos los conceptos del cuadro de la izquierda como están en las columnas Excel.
2.-Ignorar celdas en el cuadro Columnas ordenadas del Excel
Si tenemos columnas que están en blanco o contengan información no necesaria en nuestro fichero Excel, con el botón Añadir columna a Ignorar podremos indicarle algún campo que queramos que nuestro software ignore, en vez de borrar esta columna en nuestro fichero Excel. Para realizar esta acción tendremos que darle al botón + de añadir ,se creará una celda nueva en el cuadro de la izquierda : " Columnas ordenadas del Excel " en la parte inferior, con la letra correlativa correspondiente, que deberá ser arrastrada al campo que queramos ignorar dentro de Inmatic.
3.-Desplazamiento de campos entre los dos cuadros: Desplazamiento Horizontal.
Los campos que no sean necesarios se ocultarán en la parte de la derecha moviendo los campos de la parte izquierda hacia la derecha: " Columnas Excluidas del Excel" .
Si tenemos campos en nuestro Excel que NO están en el listado " Columnas ordenadas del Excel" que viene por defecto se podrán incluir en éste moviendo los campos desde "Columnas Ex cluidas del Excel" para ser tenidos en cuenta, con un desplazamiento de derecha a izquierda del campo en cuestión.
4.-Suprimir la cabecera de las columnas en nuestro Excel
Una vez ordenadas las celdas, la cabecera de las columnas se podrá borrar, aunque se recomienda dejarla para una mayor comprensión si existiera alguna incidencia o necesita ayuda a la hora configurar sus facturas ya que nos servirá de guía a la hora de
A TENER EN CUENTA:
El enlazado de las fichas de terceros se hace con NIF y/o Nombre , al menos uno de ellos debe estar incluido en el listado de facturas a subir.
No es configurable desde el Excel todo lo que no esté disponible en las celdas, entre ellos; cuentas de contrapartida, referencias, tributación, pago , vencimiento, etc...esto se hace desde la ficha del tercero, desde Parámetros de la factura, etc..
Al no contener un archivo pdf. las referencias de terceros, de contrapartidas y de proyectos que parten de la información capturada en el documento dejan de tener aplicación si suben las facturas en forma de listados.
Si al subir el fichero nos percatamos de que alguna columna no estaba bien configurada, podemos modificar la configuración de las columnas en Inmatic desde el apartado correspondiente seleccionar las facturas en error y realizar la acción de Reintentar detección ( Acciones>Otros> Reintentar detección ) para que se aplique la nueva configuración.
El fichero a subir debe tener exclusivamente una única pestaña, y solo se permite subir ficheros del mismo tipo , xls o xlsx, en un carga.
Es importante tener en cuenta que si no queremos reflejar cantidad en alguna celda se debe dejar esta vacía y no con importe a 0,
Cuando pasemos facturas con bases exentas, por ejemplo 100 como se ve en la imagen ,solo será necesario reflejar en el excel el importe de la base, la cuota a 0 se colocará automáticamente.
Pasar facturas de proveedor y de cliente intracomunitarias, de inversión de sujeto pasivo, exportación ,etc
Se hará constar en el Excel una columna con el importe de la base "exenta" como en punto 7 del apartado anterior que queramos autorrepercutir, hacerle la inversión del sujeto pasivo , la exportación etc...
Al subir el fichero de esta manera Inmatic transformará la basa exenta ( base con importe pero sin cuota) junto con la información indicada en la ficha del tercero, en las operaciones de tributación antes mencionadas.
Se recomienda realizar la configuración de las columnas y hacer la carga de uno o dos registros para confirmar que se adapta al formato deseado correctamente.
Al seleccionar el archivo Excel, el sistema lo carga como Listado de facturas automáticamente, cada línea significará una factura y cada columna un campo.
Esta configuración del Excel está pensada para que se haga desde nuestro programa sin tener que dirigirse al archivo Excel : moviendo por un lado, con un desplazamiento vertical, a su posición correcta las celdas de las Columnas Visibles -columnas ordenadas del Excel- ó también pudiendo Ignorarlas cuando estas celdas no se contemplen en nuestro listado de Excel.
Para ello se deberán seguir los pasos que se indican en esta ayuda.
Si se desea subir un Excel como "Imagen" se debe activar previamente esta opción. Este permiso pasa automáticamente esta factura de formato xlsx a archivo pdf .La visualización de este tipo de archivo en el desplegable solo aparece si se ha solicitado la activación previa de este permiso. Al activar el poder trabajar como Imagen, nos aparecerá un desplegable donde se podrá elegir listado o Imagen. Señalar que si no se activa la opción de Imagen este desplegable NO se visualiza, solo con arrastrar el archivo de Excel a subir nuestro programa detectará que es un listado.
El listado está configurado para que cada fila sea una factura y cada columna su campo correspondiente.
Antes de subir listados de facturas en formato Excel, es necesario configurar el formato del listado.
Para ello deberá dirigirse a :
A) CONFIGURACIÓN DESDE EL USUARIO ( PROPIETARIO-PRINCIPAL) DE INMATIC
Icono muñeco >Configuración >ficheros Excel. Esta configuración afecta a todas las empresas del usuario
B) CONFIGURACIÓN DESDE LA EMPRESA
Desde la pestaña Datos de la empresa en cuestión. Esta configuración prevalece sobre la que se haga sobre la configuración del usuario
El selector de columnas nos servirá para configurar el orden de los Excels dentro de Inmatic. Este selector está pensado para no editar el fichero que se sube y actuar de la siguiente manera:
VARIOS USUARIOS EN UN MISMA EMPRESA con DIFERENTES CONFIGURACIONES
Si una misma empresa tiene varios usuarios ( administrador, empleados, etc..) a la hora de configurar el EXCEL preguntar a soporte y se le activará un permiso para que en estos casos se vuelva a la situación del punto B), donde la configuración de Empresa, configuración desde la pestaña Datos, sea la configuración prevalente.
1.-Ordenar los campos del cuadro Columnas ordenadas del Excel tal como estan en nuestro fichero Excel: Desplazamiento Vertical.
Hemos numerado las celdas con letra y una descripción para una mayor comodidad, por ejemplo, si tienen en su fichero Excel el Total Factura en la columna C, deberemos mover la celda H de la imagen anterior a la columna C., en un desplazamiento hacia arriba.
De tal forma se deberán ordenar todos los conceptos del cuadro de la izquierda como están en las columnas Excel.
2.-Ignorar celdas en el cuadro Columnas ordenadas del Excel
Si tenemos columnas que están en blanco o contengan información no necesaria en nuestro fichero Excel, con el botón Añadir columna a Ignorar podremos indicarle algún campo que queramos que nuestro software ignore, en vez de borrar esta columna en nuestro fichero Excel. Para realizar esta acción tendremos que darle al botón + de añadir ,se creará una celda nueva en el cuadro de la izquierda : " Columnas ordenadas del Excel " en la parte inferior, con la letra correlativa correspondiente, que deberá ser arrastrada al campo que queramos ignorar dentro de Inmatic.
3.-Desplazamiento de campos entre los dos cuadros: Desplazamiento Horizontal.
Los campos que no sean necesarios se ocultarán en la parte de la derecha moviendo los campos de la parte izquierda hacia la derecha: " Columnas Excluidas del Excel" .
Si tenemos campos en nuestro Excel que NO están en el listado " Columnas ordenadas del Excel" que viene por defecto se podrán incluir en éste moviendo los campos desde "Columnas Ex cluidas del Excel" para ser tenidos en cuenta, con un desplazamiento de derecha a izquierda del campo en cuestión.
4.-Suprimir la cabecera de las columnas en nuestro Excel
Una vez ordenadas las celdas, la cabecera de las columnas se podrá borrar, aunque se recomienda dejarla para una mayor comprensión si existiera alguna incidencia o necesita ayuda a la hora configurar sus facturas ya que nos servirá de guía a la hora de
A TENER EN CUENTA:
El enlazado de las fichas de terceros se hace con NIF y/o Nombre , al menos uno de ellos debe estar incluido en el listado de facturas a subir.
No es configurable desde el Excel todo lo que no esté disponible en las celdas, entre ellos; cuentas de contrapartida, referencias, tributación, pago , vencimiento, etc...esto se hace desde la ficha del tercero, desde Parámetros de la factura, etc..
Al no contener un archivo pdf. las referencias de terceros, de contrapartidas y de proyectos que parten de la información capturada en el documento dejan de tener aplicación si suben las facturas en forma de listados.
Si al subir el fichero nos percatamos de que alguna columna no estaba bien configurada, podemos modificar la configuración de las columnas en Inmatic desde el apartado correspondiente seleccionar las facturas en error y realizar la acción de Reintentar detección ( Acciones>Otros> Reintentar detección ) para que se aplique la nueva configuración.
El fichero a subir debe tener exclusivamente una única pestaña, y solo se permite subir ficheros del mismo tipo , xls o xlsx, en un carga.
Es importante tener en cuenta que si no queremos reflejar cantidad en alguna celda se debe dejar esta vacía y no con importe a 0,
Cuando pasemos facturas con bases exentas, por ejemplo 100 como se ve en la imagen ,solo será necesario reflejar en el excel el importe de la base, la cuota a 0 se colocará automáticamente.
Pasar facturas de proveedor y de cliente intracomunitarias, de inversión de sujeto pasivo, exportación ,etc
Se hará constar en el Excel una columna con el importe de la base "exenta" como en punto 7 del apartado anterior que queramos autorrepercutir, hacerle la inversión del sujeto pasivo , la exportación etc...
Al subir el fichero de esta manera Inmatic transformará la basa exenta ( base con importe pero sin cuota) junto con la información indicada en la ficha del tercero, en las operaciones de tributación antes mencionadas.
Se recomienda realizar la configuración de las columnas y hacer la carga de uno o dos registros para confirmar que se adapta al formato deseado correctamente.
Actualizado el: 30/04/2025
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