Subir facturas y listados en Excel
Inmatic puede reconocer y leer facturas y listados en formato Excel.
Al seleccionar el archivo Excel, el sistema lo carga como Listado de facturas automáticamente, cada línea significará una factura y cada columna un campo.
Esta configuración del Excel está pensada para que se haga desde nuestro programa sin tener que dirigirse al archivo Excel : moviendo por un lado en su posición correcta las celdas de las Columnas Visibles ( columnas ordenadas del Excel) ó también pudiendo Ignorarlas cuando estas celdas de las Columnas Visible no se contemplen en nuestro listado de Excel.
Para ello se deberán los pasos que se indican en la ayuda.
Los ficheros tipo Excel se deben subir de forma individual, no acompañados de otros ficheros.
Si se desea subir un Excel como Imagen se debe activar previamente esta opción. La visualización del desplegable solo aparece si se ha solicitado la activación de este permiso. Si trabaja solo con listados no, Inmaic detecta el archivo excel automáticamente.
El listado está configurado para que cada fila sea una factura y cada columna su campo correspondiente.
Antes de subir listados de facturas en formato Excel, es necesario configurar el formato del listado.
Para ello deberá dirigirse a :
A) Icono muñeco >Configuración >ficheros Excel. Esta configuración afecta a todas las empresas del usuario
B) Desde la pestaña Datos de la empresa en cuestión. Esta configuración prevalece sobre la que se haga sobre la configuración de la empresa .
El selector de columnas nos servirá para configurar el orden de los Excels dentro de Inmatic. Este selector está pensado para no editar el fichero que se sube y actuar de la siguiente manera:
1.-Ordenar los campos del cuadro Columnas ordenadas del Excel tal y como están las columnas de nuestro fichero Excel.
Hemos numerado las celdas con letra y una descripción para una mayor comodidad, por ejemplo, si tienen en su fichero excel el Total Factura en la columna C, deberemos mover la columna H ( siguiendo con el ejemplo) a la columna C., en un desplazamiento hacia arriba.
De tal forma que se deberá ordenar todos los conceptos del cuadro de la izquierda como están en las columnas Excel.
2.-Ignorar celdas en el cuadro Columnas ordenadas del Excel
Si tenemos columnas que están en blanco o contengan información no necesaria en nuestro fichero Excel, con el botón Añadir columna a Ignorar podremos indicarle algún campo que queramos que nuestro software ignore, en vez de borrar esta columna en nuestro fichero Excel, además de desplazar esta celda a "**Columnas Excluidas del Excel".** Para realizar esta acción tendremos que darle al botón + de añadir ,se creará una celda nueva en el cuadro de la izquierda : " Columnas ordenadas del Excel " en la parte inferior, con la numeración correlativa correspondiente, que deberá ser arrastrada al campo que queramos ignorar dentro de Inmatic.
3.-Desplazamiento de campos entre los dos cuadros.
Los campos que no sean necesarios se ocultarán en la parte de la derecha moviendo los campos de la parte izquierda hacia la derecha: " Columnas Excluidas del Excel" .
Si tenemos campos en nuestro Excel que NO están en el listado " Columnas ordenadas del Excel" que viene por defecto se podrán incluir en éste moviendo los campos desde "Columnas Ex cluidas del Excel" para ser tenidos en cuenta, con un desplazamiento de derecha a izquierda del campo en cuestión.
4.Suprimir la cabecera de las columnas en nuestro Excel
Una vez ordenadas la cabecera de las columnas se podrá borrar, aunque se recomienda dejarla para una mayor comprensión si existiera alguna incidencia.
El enlazado de las fichas de terceros se hace con NIF y/o Nombre , al menos uno de ellos debe estar incluido en el listado a subir.
No es configurable desde el Excel todo lo que no esté disponible en las celdas, entre ellos; cuentas de contrapartida, referencias, tributación, pago , vencimiento, etc...esto se hará una vez abierta la ficha.
Se recomienda realizar la configuración de las columnas y hacer la carga de uno o dos registros para confirmar que se adapta al formato deseado correctamente.
Si al subir el fichero nos percatamos de que alguna columna no estaba bien configurada, podemos modificar la configuración de las columnas, seleccionar las facturas y realizar la acción de Reintentar detección para que se aplique la nueva configuración.
El fichero deber tener exclusivamente una única pestaña. Es importante tener en cuenta que si no queremos reflejar cantidad alguna en alguna casilla se deje la celda vacía y no con importe a 0.
Al seleccionar el archivo Excel, el sistema lo carga como Listado de facturas automáticamente, cada línea significará una factura y cada columna un campo.
Esta configuración del Excel está pensada para que se haga desde nuestro programa sin tener que dirigirse al archivo Excel : moviendo por un lado en su posición correcta las celdas de las Columnas Visibles ( columnas ordenadas del Excel) ó también pudiendo Ignorarlas cuando estas celdas de las Columnas Visible no se contemplen en nuestro listado de Excel.
Para ello se deberán los pasos que se indican en la ayuda.
Los ficheros tipo Excel se deben subir de forma individual, no acompañados de otros ficheros.
Si se desea subir un Excel como Imagen se debe activar previamente esta opción. La visualización del desplegable solo aparece si se ha solicitado la activación de este permiso. Si trabaja solo con listados no, Inmaic detecta el archivo excel automáticamente.
El listado está configurado para que cada fila sea una factura y cada columna su campo correspondiente.
Antes de subir listados de facturas en formato Excel, es necesario configurar el formato del listado.
Para ello deberá dirigirse a :
A) Icono muñeco >Configuración >ficheros Excel. Esta configuración afecta a todas las empresas del usuario
B) Desde la pestaña Datos de la empresa en cuestión. Esta configuración prevalece sobre la que se haga sobre la configuración de la empresa .
El selector de columnas nos servirá para configurar el orden de los Excels dentro de Inmatic. Este selector está pensado para no editar el fichero que se sube y actuar de la siguiente manera:
1.-Ordenar los campos del cuadro Columnas ordenadas del Excel tal y como están las columnas de nuestro fichero Excel.
Hemos numerado las celdas con letra y una descripción para una mayor comodidad, por ejemplo, si tienen en su fichero excel el Total Factura en la columna C, deberemos mover la columna H ( siguiendo con el ejemplo) a la columna C., en un desplazamiento hacia arriba.
De tal forma que se deberá ordenar todos los conceptos del cuadro de la izquierda como están en las columnas Excel.
2.-Ignorar celdas en el cuadro Columnas ordenadas del Excel
Si tenemos columnas que están en blanco o contengan información no necesaria en nuestro fichero Excel, con el botón Añadir columna a Ignorar podremos indicarle algún campo que queramos que nuestro software ignore, en vez de borrar esta columna en nuestro fichero Excel, además de desplazar esta celda a "**Columnas Excluidas del Excel".** Para realizar esta acción tendremos que darle al botón + de añadir ,se creará una celda nueva en el cuadro de la izquierda : " Columnas ordenadas del Excel " en la parte inferior, con la numeración correlativa correspondiente, que deberá ser arrastrada al campo que queramos ignorar dentro de Inmatic.
3.-Desplazamiento de campos entre los dos cuadros.
Los campos que no sean necesarios se ocultarán en la parte de la derecha moviendo los campos de la parte izquierda hacia la derecha: " Columnas Excluidas del Excel" .
Si tenemos campos en nuestro Excel que NO están en el listado " Columnas ordenadas del Excel" que viene por defecto se podrán incluir en éste moviendo los campos desde "Columnas Ex cluidas del Excel" para ser tenidos en cuenta, con un desplazamiento de derecha a izquierda del campo en cuestión.
4.Suprimir la cabecera de las columnas en nuestro Excel
Una vez ordenadas la cabecera de las columnas se podrá borrar, aunque se recomienda dejarla para una mayor comprensión si existiera alguna incidencia.
El enlazado de las fichas de terceros se hace con NIF y/o Nombre , al menos uno de ellos debe estar incluido en el listado a subir.
No es configurable desde el Excel todo lo que no esté disponible en las celdas, entre ellos; cuentas de contrapartida, referencias, tributación, pago , vencimiento, etc...esto se hará una vez abierta la ficha.
Se recomienda realizar la configuración de las columnas y hacer la carga de uno o dos registros para confirmar que se adapta al formato deseado correctamente.
Si al subir el fichero nos percatamos de que alguna columna no estaba bien configurada, podemos modificar la configuración de las columnas, seleccionar las facturas y realizar la acción de Reintentar detección para que se aplique la nueva configuración.
El fichero deber tener exclusivamente una única pestaña. Es importante tener en cuenta que si no queremos reflejar cantidad alguna en alguna casilla se deje la celda vacía y no con importe a 0.
Actualizado el: 10/04/2025
¡Gracias!