Flujo de Estados de las facturas

Las facturas introducidas en Inmatic pasan por diferentes estados según su situación:

EN PROCESO Indica que se está cargando la factura en Inmatic. Es importante no modificar el documento hasta que ha finalizado su procesado. En esta columna no debe quedar ningún documento.
ERRORES Indica que falta algún tipo de información en la factura. Tipología de Errores en Inmatic . En esta columna solo deberían quedar los duplicados, que una vez chequeados, se pueden borrar.
PEND. REVISIÓN Indica que la factura contiene toda la información necesaria para ser contabilizada. En este punto, podemos validar su contenido y contabilizar. Siempre se recomienda hacer revisón para verificar que lo capturado sea correcto, al menos, en empresas con facturas con terceros nuevos y en empresas de nueva contabilización en general.

Sólo se podrá editar el asiento en esta columna.

Dentro de esta columna nos podremos encontrar también el estado de Revisión Requerida; Estado donde se encuentran aquellas facturas donde necesitarán un chequeo extra de otros

parámetros, una segunda verificación para ser contabilizada. Actualmente los estados de Revisión Requerida que nos podemos encontrar aparecerán cuando:

-El importe total de la factura salga de los parámetros establecidos como normales en las fichas de los terceros si hemos puesto previamente un importe en la ficha.

-Considerar una factura como rectificativa cuando el importe total de la factura es positivo y aparezca la palabra "abono" o la indicada en la ventana Alta-modificación, para evitar contabilizar

facturas de abono en positivo. ( para que se active esta revisión es necesario haber informado las palabras clave de las factura rectificativas en positivo.

-Verificar que el campo descripción SII no esté vacío.

-Verificar que el campo Proyecto no esté vacío en las facturas subidas ( Este chequeo necesitará una petición previa del cliente)

-Verificar que el campo Actividad no esté vacío en las facturas subidas. ( Este chequeo necesitará una petición previa del cliente)

-Verificar que el CIF de la empresa se encuentra en las facturas subidas.

Verificar que el documento subido no es un albarán.

-Verificar que existe una divisa diferente al EUR y no se ha hecho el cambio.( Este chequeo necesitará una petición previa del cliente).

CONTABILIZANDO Indica que Inmatic está llevando la información a su programa contable.

Si la factura se queda en este estado, póngase en contacto con soporte.

PENDIENTE DE SINCRONIZACIÓN

Las facturas en pendiente de sincronización puede significar:

1 ) Nos indican las facturas a cargar mediante archivo en su software de destino.

Al cargar el archivo es obligatorio que todas las facturas estén en este estado, en esta columna, para evitar subidas parciales, se debe verificar esto.

Una vez se sube el archivo en su software, Inmatic las traslada a la columna correspondiente, Contabilizados, y recupera el número de asiento. Para ello por norma general una vez subido este archivo, éste se deberá borrar, de esta manera no habrá peligro de superposición de archivos en las subidas posteriores. En algunos conectores, en la mayoría, este archivo una vez subido ( o cuando existen incidencias en la subida ), se envía a una carpeta de BACKUP, ahorrándonos este proceso, ó la terminación del archivo cambia, por ejemplo en el programa A3 ECO , que se transforma en BAK

2) Las facturas que han sido cargadas en software de destino pero todavía están pendientes de ser trasladadas a la columna contabilizados en Inmatic

El proceso de contabilizado desde Pendiente de Sincronización a la columna Contabilizados, una vez subido el archivo, se sitúa por detrás de otros procesos prioritarios como el de contabilizar y actualización de bases de datos de terceros, por ello puede tomar unos minutos, pero como el fichero subido se borra en cada subida o se cierra generando otra terminación, según el caso, podrán continuar el proceso de contabilización desde la columna Pendiente de Revisión, sin peligro de superposición.

3) Las facturas que por algún motivo o incidencia no se han podido cargar en software de destino.

En esta situación se deberán retroceder las facturas a la columna pendiente de revisión, mediante un cambio de estado, editar si es el caso y volver a generar el archivo dándole al botón contabilizar desde Inmatic. Esto implica que también se deberá borrar el fichero generado manualmente antes de volver a generarlo, si éste no ha ido a una carpeta de BackUp.

La eliminación de facturas en Inmatic en la columna pendiente de sincronización no borra automáticamente las facturas en el archivo generado. Toda factura en la columna pendiente de sincronización para su edición o borrado necesitará que se pase a la columna pendiente de revisión y se borre el fichero generado , si es el caso.

CONTABILIZADOS Indica que la factura ya ha sido registrada en su sistema contable y podremos visualizar un número de asiento o apunte.

TODOS engloba la totalidad de columnas.

Se recomienda que se haga un seguimiento de todos estos Estados desde el cuadro Resumen de Contabilidad