Módulo de Bancos
El módulo de bancos está disponible para Contasol, Aplifisa, SAGE Despachos, A3ECO-CON, a3innuva, Contanet, Diamacon, Sage50 , GoldenNet.
También se puede usar en empresas de Csv Facturas y además esta opción se puede utilizar con cualquier otro conector que no tenga módulo propio (Requiere activación).
INDICE DE LA AYUDA
1.-CREAR UNA CUENTA BANCARIA
1.1.-Cuenta manual.
1.2.-Cuenta automática.
2.- GESTIONAR NUESTRAS CUENTAS BANCARIAS.
2.1.-Añadir, editar y eliminar
2.2.- Cambiar de empresas nuestras cuentas bancarias
3.-GESTIONAR MOVIMIENTOS BANCARIOS.
3.1.-Subir documentos.
3.2.-Cargar movimientos del programa contable
3.3.-Aplicar filtros a la información
Filtros de búsqueda
Filtros informan sobre la contrapartida
3.4.- Descargar movimientos
3.5.-Configuración antes de cargar movimientos.
4.-REGLAS BANCARIAS Y PROCESADO DE MOVIMIENTOS
4.1.- Reglas bancarias
4.2.-Procesado de movimientos
4.3.-Edición de Movimientos
5.- PROCESO DE CONTABILIZACIÓN
6.- RESUMEN
En la barra lateral izquierda, encontraremos la opción "Bancos" que nos permitirá poder acceder al módulo de gestión de cuentas bancarias.
1.-CREAR UNA NUEVA CUENTA BANCARIA
Deberemos apretar el botón añadir (+) y nos aparecerá la ventana en la que dispondremos de dos opciones:
Manual - Dar de alta manualmente una cuenta rellenando todos los datos.
Automático - Dar de alta la cuenta conectando automáticamente a nuestro banco mediante GoCardless. En este caso, deberemos seguir las instrucciones que nos irán guiando durante la conexión.
Es necesario informar de la cuenta contable correspondiente a la cuenta bancaria y la cuenta de partidas abiertas. Toda la información será editable excepto la cuenta de IBAN
1.1. Creación de cuenta Manual.
Para la contabilización de cuentas de caja este procedimiento sería el indicado
1.2 Creación de Cuenta Automática.
A tener en cuenta cuando utilicemos descarga automática
Al hacer la descarga automática se descargan todas las cuentas bancarias de un mismo usuario. Para la descarga se solicitará una cuenta de bancos y de partidas abiertas, que deberá ser cambiada posteriormente.
También se hace necesario Cambiar de Empresa ( trasladarlas a otra empresa) ya que se descargarán todas las cuentas contables de un mismo usuario en una única empresa.
Con Inmatic también se podrá trabajar en divisas pero esta opción deberá ser habilitada en soporte.
2.- GESTIONAR NUESTRAS CUENTAS BANCARIAS
2.1 Añadir, actualizar, editar
Desde la pantalla principal, podremos Actualizar, Añadir cuentas bancarias o Eliminar alguna de las cuentas existentes.
Con las opciones situadas al final del registro, podemos Consultar los movimientos y Guardar los datos si se ha editado alguno de los campos.
Inmatic nos informa si la cuenta bancaria es automática o manual.
2.2 Cambiar cuenta bancaria a otra empresa
3.-GESTIONAR NUESTROS MOVIMIENTOS.
Desde esta pantalla podremos:
Subir documento con movimientos (cuentas manuales)
Cargar movimientos del programa contable
Aplicar Filtros de búsqueda a los movimientos cargados
Descargar movimientos (cuentas automáticas)
Configuración . Podremos configurar cómo queremos cargar los movimientos de nuestro banco.
3.1.-Subir documento con movimientos ( cuentas manuales)
Esta opción nos permite cargar los movimientos para aquellas empresas configuradas de forma manual, y cargar movimientos de cuentas automáticas de periodos donde la cargar automática no se pueda realizar ya que por norma general los bancos se podrán descargar automáticamente con un máximo de 3 meses.
Es posible cargar ficheros Excel de movimientos y Norma43:
Los ficheros Excel deberán tener la siguiente estructura: Concepto / Importe / Fecha / Saldo (Opcional) / Tercero (Opcional), en archivos, xls y xlsx . Si el fichero extraído de la entidad financiera no carga se recomienda formatear las celdas del Excel a solo valores y proporcionar de nuevo el formato adecuado de cada columna, en el siguiente orden de formato ( general/numérico/fecha/numérico/general).
3.2.-Cargar movimientos del programa contable
Mediante esta opción podemos descargar los movimientos ya contabilizados para posteriormente la IA pueda generar reglas en base a como se ha contabilizado anteriormente.
Esta acción resulta de gran utilidad ya que podremos aplicar la acción Generar reglas sobre estos registros, evitando tener que crear las reglas una a una manualmente. Si el ejercicio que queremos cargar está cerrado se deberá abrir en lnmatic y en su software de contabilidad.
Una vez cargados los apuntes contables podemos, en resumen:
a) Añadir un asiento de apertura del periodo anterior para saber el saldo y ir calculando
b) Generar las primeras reglas bancarias ya que estos apuntes nos vienen con la contrapartida ya asignada.
Recomendamos realizar esta acción al abrir una nueva cuenta bancaria. Acción recomendable pero no obligatoria. | Cargar apuntes contables de la cuenta bancaria hasta el último apunte, para generar reglas ya que nos aportan información de la contrapartida. Si son excesivos estos apuntes deberán ser acotados mediante el filtro de fecha o eliminados de tal forma que podamos trabajar con un número cómodo de movimientos contables.
3.3.-Aplicar diferentes Filtros
Filtros para filtrar la información
Los filtros nos permiten acotar los movimientos que estamos visualizando.
Podemos combinar varios filtros en función de lo que queramos consultar:
Filtros que nos informan del origen de la contrapartida
También existen filtros de Estado , para saber si los apuntes tienen contrapartida asignada o todavía no:
El recuadro amarillo con letra A significa que al apunte se le ha asignado contrapartida, está listo para ser contabilizado. El icono en color gris con ralla significa que el movimiento no se le ha asignado contrapartida. Los filtros de asignación de contrapartidas y de Estado se mantienen por defecto, así en todo momento tendremos localizados los apuntes no contabilizados, que son los que deberemos trabajar.
Si se cargan movimientos contables de banco se debe cambiar el filtro de Estado a Importado
En cambio, cuando se carguen movimientos de bancos, estado Borrador, no es necesario cambiar el filtro de Estado de los No contabilizados ( forma parte de estos últimos).
Seleccionando la casilla siguiente, se nos muestra los movimientos a los que aún no se les ha modificado la contrapartida:
Seleccionando la casilla siguiente, se nos muestra los movimientos que ya tienen modificada la contrapartida:
3.4.-Descargar movimientos (cuentas automáticas)
Si se trata de una cuenta enlazada automáticamente, deberemos dar al icono correspondiente para descargar los movimientos.
La primera vez nos aparecerá un mensaje para indicar desde qué fecha queremos descargar los datos.
ta desde qué fecha. Los movimientos cargados del banco, por defecto, en estado pone Borrador y la cuenta de contrapartida es la de cuentas abiertas indicada al abrir el banco. Se le puede indicar a Inmatic que se descarguen automáticamente en las posteriores cargas y que aplique automáticamente las reglas generadas.
*Si las reglas generadas con la contabilidad no son buenas, son pocas o el concepto es diferente, etc... se deberán generar reglas con los movimientos del banco, o solo generarlas desde los apuntes del banco. En la medida que el concepto de los apuntes del banco difiera al concepto de los apuntes contables, será obligatorio confeccionar las reglas desde los apuntes bancarios, saltándonos este punto.
3.5.-Configuraciones antes de cargar movimientos bancarios
Los parámetros que deberemos configurar antes de cargar cualquier movimiento serán
La configuración nos permitirá:
-Concatenar concepto con deudor y Acreedor. Al importar los movimientos del banco si existe dicha información se copiará al apartado de Concepto, así podremos generar reglas más eficaces.
-Deshabilitar detección de traspaso. La idea es que si tenemos un mismo importe en más de una cuenta bancaria en una empresa, Inmatic entenderá que es un traspaso entre ellas. Cuando encontramos el movimiento, el positivo, con contrapartida igual a alguna de las cuentas de banco que tenemos abiertas en la misma empresa, lo detectamos automáticamente como traspaso entre cuentas. La forma de proceder de nuestro programa es que nuestro programa le obligará a contabilizar el negativo primero , con ese número de asiento nos dirigiremos al movimiento en positivo, al primero de ellos, e informaremos del asiento, al informar del asiento lo marcará como contabilizado.
Si no queremos que te detecte los movimientos entre cuentas, deberemos indicárselo expresamente e Inmatic , en el botón Configuración. Si se deshabilita se deberá tener precaución para que estos movimientos no se contabilicen dos veces.
Este procedimiento obliga a contabilizar primero el movimiento en negativo y después informar del asiento en el apunte en positivo dentro del botón i de información, aunque la detección de traspaso automático empieza por el importe en positivo
Una vez contabilizado el importe en negativo se le deberá informar al positivo.
-Trabajar con partidas abiertas: Desde aquí se podrá configurar si la empresa desea trabajar con partidas abiertas. Las partidas abiertas o efectos son las facturas pendientes de pago y cobro. Si al contabilizar un apunte de partidas abiertas existiera un descuadre se debe indicar la cuenta para contabilizar el posible descuadre.
-Aplicar reglas automáticamente. Se le podrá indicar que a los movimientos bancarios cargados se le apliquen las reglas generadas automáticamente.
-Descarga automática. Si se tiene clicado esta opción se aplicará la descarga automática de movimientos bancarios.
4.- REGLAS BANCARIAS Y PROCESADO DE MOVIMIENTOS.
4.1.- Reglas bancarias.
Las reglas nos permiten indicar cómo debe procesar Inmatic un registro para aplicarle la contrapartida correspondiente. En este caso cogeremos la información del campo Concepto, del número de factura, del NIF del tercero, ( existe varias posibilidades según el tipo de Regla) para indicarle al programa que cada vez que encuentre ese dato asigne el movimiento a una contrapartida diferente a la cuenta contable de partidas abiertas. Esta regla se grabará y en futuros movimientos la asignación de la cuenta de contrapartida será automática, lista para ser contabilizada.
Podemos ocultar / mostrar las reglas, marcando la opción correspondiente. Dándole al icono señalado, se nos abrirá la sección correspondiente de nuestras Reglas Bancarias
Podemos crear reglas desde los movimientos o desde el apartado de Reglas.
Nos situaremos en la pestaña Gastos o Ingresos según el tipo de regla a crear y apretamos la opción Añadir regla +
Podemos indicarle ordenes del tipo:
El Concepto es igual a...
El Concepto contiene ...
El Concepto no es igual a...
También es posible dividir el importe por % en varias contrapartidas.
Es necesario dar al botón de guardar si creamos o editamos una regla.
Las reglas se aplican en el orden en el que se encuentran numeradas. Podemos cambiar su orden de aplicación, clicando con el botón izquierdo del ratón y manteniendo pulsado, encima del número, mientras arrastramos la regla. Cada vez que se genera una regla se añade al principio.
*Podemos eliminar una regla clicando en la papelera que se encuentra en la esquina superior derecha de dicha regla.
*La regla generada siempre se pone en primera posición
*La regla se puede realizar por apunte o seleccionando todos los movimientos (contables o bancarios). Al dar al icono correspondiente se aplicarán las reglas a los registros seleccionados.
*La regla generada automáticamente se le asigna un icono de un signo + que deberá ser aprobada (o editada si es necesario) y guardada.
*Siempre se podrá filtrar las reglas generadas ( +) para saber las que están pendientes de aprobación.
*Tanto en las reglas generadas como en los movimientos se pueden añadir varias contrapartidas y se pueden establecer importes fijos y porcentuales. ( ver apartado 4.3 edición movimientos)
Si el movimiento cargado de la contabilidad viene con varias contrapartidas al hacer la regla se respetan las cuentas contables e Inmatic es capaz de respetar el % de reparto del importe.
( ver apartado 4.3. edición de movimientos).
*Las reglas generadas nos servirán para todos los bancos de la empresa indicada. Las reglas forman parte de un maestro de reglas para la empresa en cuestión.
A tener en cuenta a la hora de generar reglas : el limite es siempre la paginación y se generan tanto en apartado Gastos como Ingresos
4.2.- Procesado de movimientos
En Inmatic siempre se podrá añadir movimientos con el signo +, borrarlos, y marcar como revisado
Disponemos de las siguientes opciones:
Cambiar Estado de Error a Borrador . Cambio de Estado que nos permite contabilizar de nuevo.
Cambiar Estado a Contabilizado Manualmente. Con este estado le indicaremos que un movimiento se ha contabilizado manualmente. Se añadirá el asiento en ventana emergente.
Actualización de Contrapartidas Manual . Una vez seleccionado los apuntes que se deseen se le podrá indicar la contrapartida a éstos conjuntamente.
Descargar Excel : Descargar Excel de los apuntes.
Generar reglas: Este botón se utilizan para generar reglas a los movimientos seleccionados.
Actualizar contrapartidas con reglas: Asignación de contrapartidas a los movimientos masivamente sin necesidad de generar reglas bancarias.
Mostar descuadres: Comprobar descuadres entre el saldo calculado y el saldo disponible ( o saldo). El saldo calculado siempre debe aparecer y es un cálculo realizado por Inmatic* .
El saldo disponible no aparece en los movimientos cargados de la contabilidad y en los movimientos del banco solo si ese concepto se importa. Si entre los apuntes cargados del banco, el importe del saldo se importa podríamos darle a este botón para descubrir posibles descuadres entre lo calculado y este saldo. Si no se importa siempre podremos crear un apunte como saldo de apertura. El saldo de apertura se crea siempre en Estado Importado
Botón de actualizar: Actualiza la información
4.3.- Edición de Movimientos
Podemos editar el concepto y la contrapartida directamente en el registro. Es necesario dar al disquete para guardar los cambios realizados.
También es posible editar la contrapartida dividiendo el importe en varias contrapartidas si se desea.
Cuando tenemos un movimiento asignado a su cuenta contable, podemos crear una regla directamente marcando la opción Generar reglas en su línea.
También podemos seleccionar todos esos registros y marcar la opción de Generar reglas de la cabecera.
Esto generará automáticamente las reglas basándose en lo que hemos contabilizado anteriormente en nuestro programa a los movimientos aplicado en la paginación y tanto para la pestaña ingresos y Gastos
-La regla generada pone un signo + que deberá ser aprobada (o editada si es necesario) y guardada. Siempre se podrá filtrar las reglas generadas ( +) para saber las que están pendientes de aprobación.
-Tanto en las reglas generadas como en los movimientos se pueden añadir varias contrapartidas y se pueden establecer importes fijos y porcentuales.
-Si el movimiento cargado de la contabilidad viene con varias contrapartidas al hacer la regla se respetan las cuentas e Inmatic es capaz de respetar el % de reparto del importe
-Podemos diferenciar las reglas creadas manualmente de las generadas con el proceso automático por la señal en el lateral (+). Si hacemos clic en dicha señal se abre una ventana que nos permite aprobar la regla.
-Siempre se puede añadir un concepto diferente al concepto generado por la regla a la hora de contabilizar. Es decir la regla se hará cuando encontremos ese concepto pero se contabilizará con el concepto que hayamos introducido.
Para procesar los movimientos, podremos aplicar las reglas que tenemos creadas con el botón Actualizar contrapartidas.
Como hemos comentado ,esta opción se puede aplicar tanto a un registro individualmente como a varios registros de forma masiva.
EJEMPLO : Generación de regla bancaria de pago con comisión fija por transferencia
Le daremos al símbolo de generar regla
Las contrapartidas, la situación de partida sería esta, y ahora deseamos generar una regla para que cada vez que se pague trasferencia se le sume 4.21 de comisión.
Nota: Como podemos ver cuando el apunte es un cargo los importes se indican en positivo y viceversa, cuando el apunte es un abono el importe/importes se realizan en negativo
Una vez le damos al botón de crear regla Inmatic nos sitúa en el apartado de Reglas bancarias
Editamos el apunte y confirmamos la siguiente regla: cada vez que encuentre en el concepto "pago FRA transferencia", al total le sume un fijo de 4.21€
el siguiente paso sería dar por buena la regla dando al botón en forma de estrella para ponerla como revisada
solo quedaría grabar la regla y darle al botón de actualizar contrapartida
5.-CONTABILIZACIÓN DE MOVIMIENTOS
Una vez tengamos todos los movimientos procesados y con contrapartida solo quedaría seleccionarlos o filtrarlos con sus respectivos botones y dar al botón de Contabilizar. Por ejemplo, si filtramos los movimientos por movimientos con contrapartida y provenientes de partidas abiertas ( Módulo de bancos: efectos) nos dará una relación de movimientos listos para ser contabilizados
Si filtramos movimientos sin contrapartidas, nos mostrarán los movimientos pendientes de asignar contrapartida y contabilizar.
Es necesario tener abierto en los dos softwares el año que se quiere contabilizar, de lo contrario Inmatic nos dará un error.
Los movimientos al darle a contabilizar pasarán por los siguientes estados:
En softwares contables con contabilización automática: Contabilizando > Contabilizando... > Contabilizado
En softwares contables a través de fichero : Contabilizando > Contabilizando... > Pendiente de Sincronización > Contabilizado
Los apuntes creados por fichero en pendiente de sincronización se deberán subir por su ruta correspondiente ( misma ruta que las facturas) al programa contable. Una vez subido los apuntes quedarán contabilizados.
RESUMEN
1.-Crear una nueva cuenta bancaria. De forma manual o automática. Al abrir el banco automáticamente se deberán seguir los pasos que el proveedor de la pasarela de pagos nos indique.
2-Se podrá editar el apunte poniendo manualmente la cuenta de la contrapartida, cambiando el concepto e importe, pero además para una aplicación automática se podrán generar reglas: generar regla manual o generar regla de forma automática.
3.- Una vez creado el banco se recomienda cargar movimientos contables de periodos anteriores, con ello se nos importan apuntes con contrapartida. Serán los apuntes con los que generemos las primeras reglas bancarias. Estado: Importado. Se aconseja que se importen movimientos contabilizados de banco hasta la fecha de la última contabilización y a partir de esa fecha se carguen movimientos de banco. Se deberá acotar este periodo desde el filtro de Fecha ( uno-dos últimos meses) para generar las primeras reglas si este es excesivo.
4.-Se configuran ciertos parámetros: concatenar deudor y acreedor, trabajar con partidas abiertas, aplicación de reglas automáticas, etc... antes de trabajar con extractos de banco.
5.-A continuación se cargan movimientos bancarios. Los movimientos importados de la entidad bancaria y del fichero Excel en Estado indica Borrador y por defecto nos asigna la cuenta de partidas abiertas. Se generarán nuevas reglas y se aplicarán todas las generadas : con origen en contabilidad y con origen en el extracto de apuntes bancarios.
6.-Tanto para crear reglas como para aplicarlas se puede realizar desde el movimiento o apunte, como en conjunto, seleccionando todas las facturas. Se deben chequear y grabar.
7.-Las reglas generadas automáticamente nos aparecerán con el símbolo de una estrella. Se tendrán que chequear antes de su aplicación, dándole al icono de la estrella quedará revisada.
8.-Las reglas automáticas en bloque se crean solo en los movimientos incluidos en la paginación, tanto en apartado Gastos como Ingresos
9.-Los apuntes a los que NO se quieren aplicar las reglas bancarias o nuevas reglas bancarias porque ya son válidas las anteriores, no se deberán seleccionar.
10.-Al aplicar reglas se asignan las contrapartidas deseadas.
11.-Utilización de filtros. Serán útiles sobre todo los filtros de Estado y Fecha para saber lo contabilizado, lo importado y los movimientos en Estado Borrador, así como iconos A ( partida con contrapartida asignada ) y P ( movimiento proveniente de Efectos).
12.-Contabilizar los apuntes. Al contabilizar los apuntes recuperamos el asiento.
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Efectos. Modulo de Bancos
También se puede usar en empresas de Csv Facturas y además esta opción se puede utilizar con cualquier otro conector que no tenga módulo propio (Requiere activación).
INDICE DE LA AYUDA
1.-CREAR UNA CUENTA BANCARIA
1.1.-Cuenta manual.
1.2.-Cuenta automática.
2.- GESTIONAR NUESTRAS CUENTAS BANCARIAS.
2.1.-Añadir, editar y eliminar
2.2.- Cambiar de empresas nuestras cuentas bancarias
3.-GESTIONAR MOVIMIENTOS BANCARIOS.
3.1.-Subir documentos.
3.2.-Cargar movimientos del programa contable
3.3.-Aplicar filtros a la información
Filtros de búsqueda
Filtros informan sobre la contrapartida
3.4.- Descargar movimientos
3.5.-Configuración antes de cargar movimientos.
4.-REGLAS BANCARIAS Y PROCESADO DE MOVIMIENTOS
4.1.- Reglas bancarias
4.2.-Procesado de movimientos
4.3.-Edición de Movimientos
5.- PROCESO DE CONTABILIZACIÓN
6.- RESUMEN
En la barra lateral izquierda, encontraremos la opción "Bancos" que nos permitirá poder acceder al módulo de gestión de cuentas bancarias.
1.-CREAR UNA NUEVA CUENTA BANCARIA
Deberemos apretar el botón añadir (+) y nos aparecerá la ventana en la que dispondremos de dos opciones:
Manual - Dar de alta manualmente una cuenta rellenando todos los datos.
Automático - Dar de alta la cuenta conectando automáticamente a nuestro banco mediante GoCardless. En este caso, deberemos seguir las instrucciones que nos irán guiando durante la conexión.
Es necesario informar de la cuenta contable correspondiente a la cuenta bancaria y la cuenta de partidas abiertas. Toda la información será editable excepto la cuenta de IBAN
1.1. Creación de cuenta Manual.
Para la contabilización de cuentas de caja este procedimiento sería el indicado
1.2 Creación de Cuenta Automática.
A tener en cuenta cuando utilicemos descarga automática
Al hacer la descarga automática se descargan todas las cuentas bancarias de un mismo usuario. Para la descarga se solicitará una cuenta de bancos y de partidas abiertas, que deberá ser cambiada posteriormente.
También se hace necesario Cambiar de Empresa ( trasladarlas a otra empresa) ya que se descargarán todas las cuentas contables de un mismo usuario en una única empresa.
Con Inmatic también se podrá trabajar en divisas pero esta opción deberá ser habilitada en soporte.
2.- GESTIONAR NUESTRAS CUENTAS BANCARIAS
2.1 Añadir, actualizar, editar
Desde la pantalla principal, podremos Actualizar, Añadir cuentas bancarias o Eliminar alguna de las cuentas existentes.
Con las opciones situadas al final del registro, podemos Consultar los movimientos y Guardar los datos si se ha editado alguno de los campos.
Inmatic nos informa si la cuenta bancaria es automática o manual.
2.2 Cambiar cuenta bancaria a otra empresa
3.-GESTIONAR NUESTROS MOVIMIENTOS.
Desde esta pantalla podremos:
Subir documento con movimientos (cuentas manuales)
Cargar movimientos del programa contable
Aplicar Filtros de búsqueda a los movimientos cargados
Descargar movimientos (cuentas automáticas)
Configuración . Podremos configurar cómo queremos cargar los movimientos de nuestro banco.
3.1.-Subir documento con movimientos ( cuentas manuales)
Esta opción nos permite cargar los movimientos para aquellas empresas configuradas de forma manual, y cargar movimientos de cuentas automáticas de periodos donde la cargar automática no se pueda realizar ya que por norma general los bancos se podrán descargar automáticamente con un máximo de 3 meses.
Es posible cargar ficheros Excel de movimientos y Norma43:
Los ficheros Excel deberán tener la siguiente estructura: Concepto / Importe / Fecha / Saldo (Opcional) / Tercero (Opcional), en archivos, xls y xlsx . Si el fichero extraído de la entidad financiera no carga se recomienda formatear las celdas del Excel a solo valores y proporcionar de nuevo el formato adecuado de cada columna, en el siguiente orden de formato ( general/numérico/fecha/numérico/general).
3.2.-Cargar movimientos del programa contable
Mediante esta opción podemos descargar los movimientos ya contabilizados para posteriormente la IA pueda generar reglas en base a como se ha contabilizado anteriormente.
Esta acción resulta de gran utilidad ya que podremos aplicar la acción Generar reglas sobre estos registros, evitando tener que crear las reglas una a una manualmente. Si el ejercicio que queremos cargar está cerrado se deberá abrir en lnmatic y en su software de contabilidad.
Una vez cargados los apuntes contables podemos, en resumen:
a) Añadir un asiento de apertura del periodo anterior para saber el saldo y ir calculando
b) Generar las primeras reglas bancarias ya que estos apuntes nos vienen con la contrapartida ya asignada.
Recomendamos realizar esta acción al abrir una nueva cuenta bancaria. Acción recomendable pero no obligatoria. | Cargar apuntes contables de la cuenta bancaria hasta el último apunte, para generar reglas ya que nos aportan información de la contrapartida. Si son excesivos estos apuntes deberán ser acotados mediante el filtro de fecha o eliminados de tal forma que podamos trabajar con un número cómodo de movimientos contables.
3.3.-Aplicar diferentes Filtros
Filtros para filtrar la información
Los filtros nos permiten acotar los movimientos que estamos visualizando.
Podemos combinar varios filtros en función de lo que queramos consultar:
Filtros que nos informan del origen de la contrapartida
También existen filtros de Estado , para saber si los apuntes tienen contrapartida asignada o todavía no:
El recuadro amarillo con letra A significa que al apunte se le ha asignado contrapartida, está listo para ser contabilizado. El icono en color gris con ralla significa que el movimiento no se le ha asignado contrapartida. Los filtros de asignación de contrapartidas y de Estado se mantienen por defecto, así en todo momento tendremos localizados los apuntes no contabilizados, que son los que deberemos trabajar.
Si se cargan movimientos contables de banco se debe cambiar el filtro de Estado a Importado
En cambio, cuando se carguen movimientos de bancos, estado Borrador, no es necesario cambiar el filtro de Estado de los No contabilizados ( forma parte de estos últimos).
Seleccionando la casilla siguiente, se nos muestra los movimientos a los que aún no se les ha modificado la contrapartida:
Seleccionando la casilla siguiente, se nos muestra los movimientos que ya tienen modificada la contrapartida:
3.4.-Descargar movimientos (cuentas automáticas)
Si se trata de una cuenta enlazada automáticamente, deberemos dar al icono correspondiente para descargar los movimientos.
La primera vez nos aparecerá un mensaje para indicar desde qué fecha queremos descargar los datos.
ta desde qué fecha. Los movimientos cargados del banco, por defecto, en estado pone Borrador y la cuenta de contrapartida es la de cuentas abiertas indicada al abrir el banco. Se le puede indicar a Inmatic que se descarguen automáticamente en las posteriores cargas y que aplique automáticamente las reglas generadas.*Si las reglas generadas con la contabilidad no son buenas, son pocas o el concepto es diferente, etc... se deberán generar reglas con los movimientos del banco, o solo generarlas desde los apuntes del banco. En la medida que el concepto de los apuntes del banco difiera al concepto de los apuntes contables, será obligatorio confeccionar las reglas desde los apuntes bancarios, saltándonos este punto.
3.5.-Configuraciones antes de cargar movimientos bancarios
Los parámetros que deberemos configurar antes de cargar cualquier movimiento serán
La configuración nos permitirá:
-Concatenar concepto con deudor y Acreedor. Al importar los movimientos del banco si existe dicha información se copiará al apartado de Concepto, así podremos generar reglas más eficaces.
-Deshabilitar detección de traspaso. La idea es que si tenemos un mismo importe en más de una cuenta bancaria en una empresa, Inmatic entenderá que es un traspaso entre ellas. Cuando encontramos el movimiento, el positivo, con contrapartida igual a alguna de las cuentas de banco que tenemos abiertas en la misma empresa, lo detectamos automáticamente como traspaso entre cuentas. La forma de proceder de nuestro programa es que nuestro programa le obligará a contabilizar el negativo primero , con ese número de asiento nos dirigiremos al movimiento en positivo, al primero de ellos, e informaremos del asiento, al informar del asiento lo marcará como contabilizado.
Si no queremos que te detecte los movimientos entre cuentas, deberemos indicárselo expresamente e Inmatic , en el botón Configuración. Si se deshabilita se deberá tener precaución para que estos movimientos no se contabilicen dos veces.
Este procedimiento obliga a contabilizar primero el movimiento en negativo y después informar del asiento en el apunte en positivo dentro del botón i de información, aunque la detección de traspaso automático empieza por el importe en positivo
Una vez contabilizado el importe en negativo se le deberá informar al positivo.
-Trabajar con partidas abiertas: Desde aquí se podrá configurar si la empresa desea trabajar con partidas abiertas. Las partidas abiertas o efectos son las facturas pendientes de pago y cobro. Si al contabilizar un apunte de partidas abiertas existiera un descuadre se debe indicar la cuenta para contabilizar el posible descuadre.
-Aplicar reglas automáticamente. Se le podrá indicar que a los movimientos bancarios cargados se le apliquen las reglas generadas automáticamente.
-Descarga automática. Si se tiene clicado esta opción se aplicará la descarga automática de movimientos bancarios.
4.- REGLAS BANCARIAS Y PROCESADO DE MOVIMIENTOS.
4.1.- Reglas bancarias.
Las reglas nos permiten indicar cómo debe procesar Inmatic un registro para aplicarle la contrapartida correspondiente. En este caso cogeremos la información del campo Concepto, del número de factura, del NIF del tercero, ( existe varias posibilidades según el tipo de Regla) para indicarle al programa que cada vez que encuentre ese dato asigne el movimiento a una contrapartida diferente a la cuenta contable de partidas abiertas. Esta regla se grabará y en futuros movimientos la asignación de la cuenta de contrapartida será automática, lista para ser contabilizada.
Podemos ocultar / mostrar las reglas, marcando la opción correspondiente. Dándole al icono señalado, se nos abrirá la sección correspondiente de nuestras Reglas Bancarias
Podemos crear reglas desde los movimientos o desde el apartado de Reglas.
Nos situaremos en la pestaña Gastos o Ingresos según el tipo de regla a crear y apretamos la opción Añadir regla +
Podemos indicarle ordenes del tipo:
El Concepto es igual a...
El Concepto contiene ...
El Concepto no es igual a...
También es posible dividir el importe por % en varias contrapartidas.
Es necesario dar al botón de guardar si creamos o editamos una regla.
Las reglas se aplican en el orden en el que se encuentran numeradas. Podemos cambiar su orden de aplicación, clicando con el botón izquierdo del ratón y manteniendo pulsado, encima del número, mientras arrastramos la regla. Cada vez que se genera una regla se añade al principio.
*Podemos eliminar una regla clicando en la papelera que se encuentra en la esquina superior derecha de dicha regla.
*La regla generada siempre se pone en primera posición
*La regla se puede realizar por apunte o seleccionando todos los movimientos (contables o bancarios). Al dar al icono correspondiente se aplicarán las reglas a los registros seleccionados.
*La regla generada automáticamente se le asigna un icono de un signo + que deberá ser aprobada (o editada si es necesario) y guardada.
*Siempre se podrá filtrar las reglas generadas ( +) para saber las que están pendientes de aprobación.
*Tanto en las reglas generadas como en los movimientos se pueden añadir varias contrapartidas y se pueden establecer importes fijos y porcentuales. ( ver apartado 4.3 edición movimientos)
Si el movimiento cargado de la contabilidad viene con varias contrapartidas al hacer la regla se respetan las cuentas contables e Inmatic es capaz de respetar el % de reparto del importe.
( ver apartado 4.3. edición de movimientos).
*Las reglas generadas nos servirán para todos los bancos de la empresa indicada. Las reglas forman parte de un maestro de reglas para la empresa en cuestión.
A tener en cuenta a la hora de generar reglas : el limite es siempre la paginación y se generan tanto en apartado Gastos como Ingresos
4.2.- Procesado de movimientos
En Inmatic siempre se podrá añadir movimientos con el signo +, borrarlos, y marcar como revisado
Disponemos de las siguientes opciones:
Cambiar Estado de Error a Borrador . Cambio de Estado que nos permite contabilizar de nuevo.
Cambiar Estado a Contabilizado Manualmente. Con este estado le indicaremos que un movimiento se ha contabilizado manualmente. Se añadirá el asiento en ventana emergente.
Actualización de Contrapartidas Manual . Una vez seleccionado los apuntes que se deseen se le podrá indicar la contrapartida a éstos conjuntamente.
Descargar Excel : Descargar Excel de los apuntes.
Generar reglas: Este botón se utilizan para generar reglas a los movimientos seleccionados.
Actualizar contrapartidas con reglas: Asignación de contrapartidas a los movimientos masivamente sin necesidad de generar reglas bancarias.
Mostar descuadres: Comprobar descuadres entre el saldo calculado y el saldo disponible ( o saldo). El saldo calculado siempre debe aparecer y es un cálculo realizado por Inmatic* .
El saldo disponible no aparece en los movimientos cargados de la contabilidad y en los movimientos del banco solo si ese concepto se importa. Si entre los apuntes cargados del banco, el importe del saldo se importa podríamos darle a este botón para descubrir posibles descuadres entre lo calculado y este saldo. Si no se importa siempre podremos crear un apunte como saldo de apertura. El saldo de apertura se crea siempre en Estado Importado
Botón de actualizar: Actualiza la información
4.3.- Edición de Movimientos
Podemos editar el concepto y la contrapartida directamente en el registro. Es necesario dar al disquete para guardar los cambios realizados.
También es posible editar la contrapartida dividiendo el importe en varias contrapartidas si se desea.
Cuando tenemos un movimiento asignado a su cuenta contable, podemos crear una regla directamente marcando la opción Generar reglas en su línea.
También podemos seleccionar todos esos registros y marcar la opción de Generar reglas de la cabecera.
Esto generará automáticamente las reglas basándose en lo que hemos contabilizado anteriormente en nuestro programa a los movimientos aplicado en la paginación y tanto para la pestaña ingresos y Gastos
-La regla generada pone un signo + que deberá ser aprobada (o editada si es necesario) y guardada. Siempre se podrá filtrar las reglas generadas ( +) para saber las que están pendientes de aprobación.
-Tanto en las reglas generadas como en los movimientos se pueden añadir varias contrapartidas y se pueden establecer importes fijos y porcentuales.
-Si el movimiento cargado de la contabilidad viene con varias contrapartidas al hacer la regla se respetan las cuentas e Inmatic es capaz de respetar el % de reparto del importe
-Podemos diferenciar las reglas creadas manualmente de las generadas con el proceso automático por la señal en el lateral (+). Si hacemos clic en dicha señal se abre una ventana que nos permite aprobar la regla.
-Siempre se puede añadir un concepto diferente al concepto generado por la regla a la hora de contabilizar. Es decir la regla se hará cuando encontremos ese concepto pero se contabilizará con el concepto que hayamos introducido.
Para procesar los movimientos, podremos aplicar las reglas que tenemos creadas con el botón Actualizar contrapartidas.
Como hemos comentado ,esta opción se puede aplicar tanto a un registro individualmente como a varios registros de forma masiva.
EJEMPLO : Generación de regla bancaria de pago con comisión fija por transferencia
Le daremos al símbolo de generar regla
Las contrapartidas, la situación de partida sería esta, y ahora deseamos generar una regla para que cada vez que se pague trasferencia se le sume 4.21 de comisión.
Nota: Como podemos ver cuando el apunte es un cargo los importes se indican en positivo y viceversa, cuando el apunte es un abono el importe/importes se realizan en negativo
Una vez le damos al botón de crear regla Inmatic nos sitúa en el apartado de Reglas bancarias
Editamos el apunte y confirmamos la siguiente regla: cada vez que encuentre en el concepto "pago FRA transferencia", al total le sume un fijo de 4.21€
el siguiente paso sería dar por buena la regla dando al botón en forma de estrella para ponerla como revisada
solo quedaría grabar la regla y darle al botón de actualizar contrapartida
5.-CONTABILIZACIÓN DE MOVIMIENTOS
Una vez tengamos todos los movimientos procesados y con contrapartida solo quedaría seleccionarlos o filtrarlos con sus respectivos botones y dar al botón de Contabilizar. Por ejemplo, si filtramos los movimientos por movimientos con contrapartida y provenientes de partidas abiertas ( Módulo de bancos: efectos) nos dará una relación de movimientos listos para ser contabilizados
Si filtramos movimientos sin contrapartidas, nos mostrarán los movimientos pendientes de asignar contrapartida y contabilizar.
Es necesario tener abierto en los dos softwares el año que se quiere contabilizar, de lo contrario Inmatic nos dará un error.
Los movimientos al darle a contabilizar pasarán por los siguientes estados:
En softwares contables con contabilización automática: Contabilizando > Contabilizando... > Contabilizado
En softwares contables a través de fichero : Contabilizando > Contabilizando... > Pendiente de Sincronización > Contabilizado
Los apuntes creados por fichero en pendiente de sincronización se deberán subir por su ruta correspondiente ( misma ruta que las facturas) al programa contable. Una vez subido los apuntes quedarán contabilizados.
RESUMEN
1.-Crear una nueva cuenta bancaria. De forma manual o automática. Al abrir el banco automáticamente se deberán seguir los pasos que el proveedor de la pasarela de pagos nos indique.
2-Se podrá editar el apunte poniendo manualmente la cuenta de la contrapartida, cambiando el concepto e importe, pero además para una aplicación automática se podrán generar reglas: generar regla manual o generar regla de forma automática.
3.- Una vez creado el banco se recomienda cargar movimientos contables de periodos anteriores, con ello se nos importan apuntes con contrapartida. Serán los apuntes con los que generemos las primeras reglas bancarias. Estado: Importado. Se aconseja que se importen movimientos contabilizados de banco hasta la fecha de la última contabilización y a partir de esa fecha se carguen movimientos de banco. Se deberá acotar este periodo desde el filtro de Fecha ( uno-dos últimos meses) para generar las primeras reglas si este es excesivo.
4.-Se configuran ciertos parámetros: concatenar deudor y acreedor, trabajar con partidas abiertas, aplicación de reglas automáticas, etc... antes de trabajar con extractos de banco.
5.-A continuación se cargan movimientos bancarios. Los movimientos importados de la entidad bancaria y del fichero Excel en Estado indica Borrador y por defecto nos asigna la cuenta de partidas abiertas. Se generarán nuevas reglas y se aplicarán todas las generadas : con origen en contabilidad y con origen en el extracto de apuntes bancarios.
6.-Tanto para crear reglas como para aplicarlas se puede realizar desde el movimiento o apunte, como en conjunto, seleccionando todas las facturas. Se deben chequear y grabar.
7.-Las reglas generadas automáticamente nos aparecerán con el símbolo de una estrella. Se tendrán que chequear antes de su aplicación, dándole al icono de la estrella quedará revisada.
8.-Las reglas automáticas en bloque se crean solo en los movimientos incluidos en la paginación, tanto en apartado Gastos como Ingresos
9.-Los apuntes a los que NO se quieren aplicar las reglas bancarias o nuevas reglas bancarias porque ya son válidas las anteriores, no se deberán seleccionar.
10.-Al aplicar reglas se asignan las contrapartidas deseadas.
11.-Utilización de filtros. Serán útiles sobre todo los filtros de Estado y Fecha para saber lo contabilizado, lo importado y los movimientos en Estado Borrador, así como iconos A ( partida con contrapartida asignada ) y P ( movimiento proveniente de Efectos).
12.-Contabilizar los apuntes. Al contabilizar los apuntes recuperamos el asiento.
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Actualizado el: 28/05/2025
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