Módulo de Bancos

El módulo de bancos está disponible para Contasol, Aplifisa, SAGE Despachos, A3ECO-CON, a3innuva, Contanet, Diamacon, Sage50 , GoldenNet.

También se puede usar en empresas de Csv Facturas y además esta opción se puede utilizar con cualquier otro conector que no tenga módulo propio (Requiere activación).

INDICE DE LA AYUDA

1.-CREAR UNA CUENTA BANCARIA

1.1.-Cuenta manual.

1.2.-Cuenta automática.

2.- GESTIONAR NUESTRAS CUENTAS BANCARIAS.

2.1.-Añadir, editar y eliminar nuestras cuentas bancarias

2.2.- Cambiar de empresas nuestras cuentas bancarias

3.-GESTIONAR MOVIMIENTOS BANCARIOS.

3.1.-Subir documentos.

3.2.-Cargar movimientos del programa contable

3.3.-Aplicar filtros a la información

Filtros de búsqueda general

Filtros informan sobre la contrapartida del movimiento

3.4.- Descargar movimientos del banco

3.5.-Configuración antes de cargar movimientos de bancos

4.-REGLAS BANCARIAS Y PROCESADO DE MOVIMIENTOS

4.1.- Reglas bancarias

Reglas bancarias manuales

Reglas bancarias desde movimientos

4.2.-Procesado de movimientos

4.3.-Edición de Movimientos

5.- PROCESO DE CONTABILIZACIÓN

6.- RESUMEN

En la barra lateral izquierda, encontraremos la opción "Bancos" que nos permitirá poder acceder al módulo de gestión de cuentas bancarias.

1.-CREAR UNA NUEVA CUENTA BANCARIA

Deberemos apretar el botón añadir (+) y nos aparecerá la ventana en la que dispondremos de dos opciones:

• Manual - Dar de alta manualmente una cuenta rellenando todos los datos.
• Automático - Dar de alta la cuenta conectando automáticamente a nuestro banco mediante GoCardless. En este caso, deberemos seguir las instrucciones que nos irán guiando durante la conexión.

Es necesario informar de la cuenta contable correspondiente a la cuenta bancaria y la cuenta de partidas abiertas. Toda la información será editable excepto la cuenta de IBAN

1.1. Creación de cuenta Manual.

1.2 Creación de Cuenta Automática.

A tener en cuenta cuando utilicemos descarga automática

Al hacer la descarga automática se descargan todas las cuentas bancarias de un mismo usuario. Para la descarga se solicitará una cuenta de bancos y de partidas abiertas, que deberá ser cambiada posteriormente.

También se hace necesario Cambiar de Empresa ( trasladarlas a otra empresa) ya que se descargarán todas las cuentas contables de un mismo usuario en una única empresa.

Con Inmatic también se podrá trabajar en divisas pero esta opción deberá ser habilitada en soporte.

2.- GESTIONAR NUESTRAS CUENTAS BANCARIAS

2.1 Añadir, actualizar, editar

Desde la pantalla principal, podremos Actualizar, Añadir cuentas bancarias o Eliminar alguna de las cuentas existentes.

Con las opciones situadas al final del registro, podemos Consultar los movimientos y Guardar los datos si se ha editado alguno de los campos.

Inmatic nos informará si la cuenta bancaria es automática o manual.

2.2 Cambiar cuenta bancaria a otra empresa

3.-GESTIONAR NUESTROS MOVIMIENTOS.

Desde esta pantalla podremos:

• Subir documento con movimientos (cuentas manuales)
• Cargar movimientos del programa contable
• Aplicar Filtros de búsqueda a los movimientos cargados
• Descargar movimientos (cuentas automáticas)
• Configuración . Podremos configurar cómo queremos cargar los movimientos de nuestro banco.

3.1.-Subir documento con movimientos ( cuentas manuales)

Esta opción nos permite cargar los movimientos para aquellas empresas configuradas de forma manual, y cargar movimientos de cuentas automáticas de periodos donde la carga automática no se pueda realizar ya que por norma general los bancos se podrán descargar automáticamente con un máximo de 3 meses.

Es posible cargar ficheros Excel de movimientos y Norma43:

3.2.-Cargar movimientos del programa contable

Mediante esta opción podemos descargar los movimientos ya contabilizados para que posteriormente la IA pueda generar reglas en base a como se ha contabilizado anteriormente.

Esta acción resulta de gran utilidad ya que podremos aplicar la acción Generar reglas sobre estos registros, evitando tener que crear las reglas una a una manualmente. Si el ejercicio que queremos cargar está cerrado se deberá abrir en lnmatic y en su software de contabilidad.

Una vez cargados los apuntes contables podemos, en resumen:

a) Añadir un asiento de apertura del periodo anterior para saber el saldo y ir calculando

b) Generar las primeras reglas bancarias ya que estos apuntes nos vienen con la contrapartida ya asignada.

3.3.-Aplicar diferentes Filtros

Activación de esta clase de filtros :

• Filtros para seleccionar y cribar la información que visualizamos

Los filtros nos permiten acotar los movimientos que estamos visualizando. Cada vez que queramos añadir un filtro le daremos al botón Añadir filtro +

Podemos combinar varios filtros en función de lo que queramos consultar:

• Filtros que nos informan del origen de la contrapartida---->Filtros de búsqueda

Estos filtros nos informan en cada momento si éste tiene contrapartida asignada, y está listo para ser contabilizado o no, y el origen de la contrapartida.

El recuadro amarillo con letra A significa que al apunte se le ha asignado contrapartida, está listo para ser contabilizado.

El icono en color gris con ralla significa que el movimiento no se le ha asignado contrapartida.

Si trabajamos con partidas abiertas o efectos nos saldrá un tercer icono en color naranja con el que podremos filtrar los apuntes que han sido punteados del listado de efectos pendientes de pago-cobro

Como podremos observar una vez activado los filtros que nos informan del origen de las contrapartidas y de Estado: ( No contabilizado por defecto) ( otros: borrador, contabilizado, pendiente de sincronización, etc...) se mantienen por defecto, así en todo momento tendremos localizados los apuntes no contabilizados, que son los que deberemos trabajar.

Al contabilizar el apunte, el punto amarillo que nos indica que el apunte tiene contrapartida, desaparece, es decir no podremos filtrar por movimientos contabilizados los apuntes con contrapartida exclusivamente, si en cambio, podremos filtrar los movimientos punteados y contabilizados.

EJEMPLOS

Seleccionando la casilla siguiente, se nos muestra los movimientos a los que aún no se les ha modificado la contrapartida:

Seleccionando la casilla siguiente, se nos muestra los movimientos que ya tienen modificada la contrapartida:

3.4.-Descargar movimientos (cuentas automáticas).

Si se trata de una cuenta enlazada automáticamente, deberemos dar al icono correspondiente para descargar los movimientos.

La primera vez nos aparecerá un mensaje para indicar desde qué fecha queremos descargar los datos.

Desde qué fecha. Los movimientos cargados del banco, por defecto, en estado pone Borrador y la cuenta de contrapartida es la de cuentas abiertas indicada al abrir el banco. Se le puede indicar a Inmatic que se descarguen automáticamente en las posteriores cargas y que aplique automáticamente las reglas generadas.

3.5.-Configuraciones antes de cargar movimientos bancarios en cuentas manuales y automáticas.

Los parámetros que deberemos configurar antes de cargar cualquier movimiento serán

La configuración nos permitirá:

-CONCATENAR CONCEPTO CON DEUDOR / DEUDOR Al importar los movimientos del banco si existe dicha información se copiará al apartado de Concepto, así podremos generar reglas más eficaces.

Si desplegamos el apunte bancario nos aparece el concepto original, este no se podrá alterar en ninguna medida , y además. si mantenemos clicada esta casilla de concatenación, este tercero, nos aparecerá en el concepto de movimientos del banco, ayudando a generar mejores reglas.

El concepto del movimiento del banco es el que se podrá modificar si queremos enviar una información diferente al diario.

-DESHABILITAR DETECCIÓN DE TRASPASOS. La idea es que si tenemos un mismo importe en más de una cuenta bancaria en una empresa, Inmatic entenderá que es un traspaso entre ellas. Cuando encontramos el movimiento, el positivo, con contrapartida igual a alguna de las cuentas de banco que tenemos abiertas en la misma empresa, lo detectamos automáticamente como "traspaso entre cuentas". La forma de proceder de nuestro programa es que le obligará a contabilizar el negativo primero , con ese número de asiento nos dirigiremos al movimiento en positivo, al primero de ellos, e informaremos del asiento, al informar del asiento lo marcará como contabilizado.

Este procedimiento establecido obliga a contabilizar primero el movimiento en negativo y después informar del asiento en el apunte en positivo dentro del botón " i" de información, aunque la detección de traspaso automático empieza por el importe en positivo

Una vez contabilizado el importe en negativo se le deberá informar al positivo.

-TRABAJAR CON PARTIDAS ABIERTAS. Desde aquí se podrá configurar si la empresa desea trabajar con partidas abiertas. Las partidas abiertas o efectos son las facturas pendientes de pago y cobro que nosotros al contabilizar sacaremos de las facturas pendientes de pago-cobro ( del listado de Efectos ) . Nos permite un control de las facturas que cobramos y pagamos, a parte de informar de la cuenta del cliente y proveedor damos de baja la factura o facturas relacionados con ese apunte bancario. Al clicar esta opción nos aparecerá el listado de Efectos.

Si al contabilizar un apunte de partidas abiertas existiera un descuadre se debe indicar la cuenta para contabilizar el posible descuadre.

-APLICAR REGLAS AUTOMÁTICAMENTE. Se le podrá indicar que a los movimientos bancarios cargados se le apliquen las reglas generadas automáticamente.

-DESCARGA AUTOMÁTICA Si se tiene clicado esta opción se aplicará la descarga automática de movimientos bancarios.

4.- REGLAS BANCARIAS Y PROCESADO DE MOVIMIENTOS.

4.1.- Reglas bancarias.

Las reglas nos permiten indicar cómo debe procesar Inmatic un registro para aplicarle la contrapartida correspondiente. En este caso cogeremos la información del campo Concepto, del número de factura, del NIF del tercero, ( existe varias posibilidades según el tipo de Regla) para indicarle al programa que cada vez que encuentre ese dato asigne el movimiento a una contrapartida diferente a la cuenta contable de partidas abiertas. Esta regla se grabará y en futuros movimientos la asignación de la cuenta de contrapartida será automática, lista para ser contabilizada.

La idea fundamental es que a partir del Apartado Concepto cargado de los extractos bancarios podamos generar reglas que puedan asignar automáticamente la contrapartida al apunte bancaria. Para ello, contra más información suministremos mejor. Se recomienda siempre que desde el botón Configuración este activada la casilla Concatenar Concepto con Deudor y Acreedor.

Podemos ocultar / mostrar las reglas, marcando la opción correspondiente. Dándole al icono señalado, se nos abrirá la sección correspondiente de nuestras Reglas Bancarias

Podemos crear reglas desde los movimientos o desde el apartado de Reglas.

a.-Regla manual desde el apartado correspondiente.

Si le damos a Añadir regla se nos abre un desplegable de las posibles reglas que Inmatic puede generar, por defecto siempre aplicará la primera regla : Contrapartida Cuenta.

Nos situaremos en la pestaña Gastos o Ingresos según el tipo de regla a crear y apretamos la opción Añadir regla +

Podemos indicarle ordenes del tipo:

• El Concepto es igual a...
• El Concepto contiene ...
• El Concepto no es igual a...

También es posible dividir el importe por % en varias contrapartidas.

• Las reglas se aplican en el orden en el que se encuentran numeradas. Podemos cambiar su orden de aplicación, clicando con el botón izquierdo del ratón y manteniendo pulsado, encima del número, mientras arrastramos la regla.
• Podemos eliminar una regla clicando en la papelera que se encuentra en la esquina superior derecha de dicha regla.
• La regla generada manualmente siempre se sitúa en primera posición.

b.-Regla bancaria desde los apuntes de banco.

• La regla generada automáticamente se le asigna un icono de un signo + que deberá ser aprobada (o editada si es necesario) y guardada. Puede ser seleccionando un apunte o varios apuntes bancarios, con el límite de la paginación.

• Siempre se podrá filtrar las reglas generadas, tanto las automáticas como las manuales, para saber las que están pendientes de aprobación y el origen de éstas.

• Tanto en las reglas generadas como en los movimientos se pueden añadir varias contrapartidas y se pueden establecer importes fijos y porcentuales. ( ver apartado 4.3 edición movimientos)

• Si el movimiento cargado de la contabilidad viene con varias contrapartidas al hacer la regla se respetan las cuentas contables así como también el tanto por ciento de reparto del importe total.

( ver apartado 4.3. edición de movimientos).

• La regla generada automáticamente se sitúa al final de la lista de reglas.

4.2.- Procesado de movimientos

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En Inmatic aparte de los movimientos cargadas siempre se podrá añadir movimientos con el signo +, borrarlos, y marcar como revisado

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Disponemos de las siguientes opciones al hora de trabajar con los movimientos:

• Cambiar Estado de Error a Borrador . Cambio de Estado que nos permite contabilizar de nuevo.
• Cambiar Estado a Contabilizado Manualmente. Con este estado le indicaremos que un movimiento se ha contabilizado manualmente. Se añadirá el asiento en ventana emergente.
• Actualización de Contrapartidas Manual . Una vez seleccionado los apuntes que se deseen se le podrá indicar la contrapartida a éstos conjuntamente.
• Descargar Excel : Descargar Excel de los apuntes.
• Generar reglas: Este botón se utilizan para generar reglas a los movimientos seleccionados.
• Actualizar contrapartidas con reglas: Asignación de contrapartidas a los movimientos masivamente sin necesidad de generar reglas bancarias.
• Mostar descuadres: Comprobar descuadres entre el saldo calculado y el saldo disponible ( o saldo). El saldo calculado siempre debe aparecer y es un cálculo realizado por Inmatic .

El saldo disponible no aparece en los movimientos cargados de la contabilidad y en los movimientos del banco solo si ese concepto se importa. Si entre los apuntes cargados del banco, el importe del saldo se importa podríamos darle a este botón para descubrir posibles descuadres entre lo calculado y este saldo. Si no se importa siempre podremos crear un apunte como saldo de apertura. El saldo de apertura se crea siempre en Estado Importado

• Botón de actualizar: Actualiza la información

4.3.- Edición de Movimientos

Podemos editar el concepto y la contrapartida directamente en el registro. Es necesario dar al disquete para guardar los cambios realizados.

También es posible editar la contrapartida dividiendo el importe en varias contrapartidas si se desea.

Cuando tenemos un movimiento asignado a su cuenta contable, podemos crear una regla directamente marcando la opción Generar reglas en su línea.

También podemos seleccionar todos esos registros y marcar la opción de Generar reglas de la cabecera.

Esto generará automáticamente las reglas basándose en lo que hemos contabilizado anteriormente en nuestro programa a los movimientos aplicado en la paginación y tanto para la pestaña ingresos y Gastos

-La regla generada pone un signo + que deberá ser aprobada (o editada si es necesario) y guardada. Siempre se podrá filtrar las reglas generadas ( +) para saber las que están pendientes de aprobación.

-Tanto en las reglas generadas como en los movimientos se pueden añadir varias contrapartidas y se pueden establecer importes fijos y porcentuales.

-Si el movimiento cargado de la contabilidad viene con varias contrapartidas al hacer la regla se respetan las cuentas e Inmatic es capaz de respetar el % de reparto del importe

-Podemos diferenciar las reglas creadas manualmente de las generadas con el proceso automático por la señal en el lateral (+). Si hacemos clic en dicha señal se abre una ventana que nos permite aprobar la regla.

-Siempre se puede añadir un concepto diferente al concepto generado por la regla a la hora de contabilizar. Es decir la regla se hará cuando encontremos ese concepto pero se contabilizará con el concepto que hayamos introducido.

Para procesar los movimientos, podremos aplicar las reglas que tenemos creadas con el botón Actualizar contrapartidas.

Como hemos comentado ,esta opción se puede aplicar tanto a un registro individualmente como a varios registros de forma masiva.

Le daremos al símbolo de generar regla

Las contrapartidas, la situación de partida sería esta, y ahora deseamos generar una regla para que cada vez que se pague trasferencia se le sume 4.21 de comisión.

Nota: Como podemos ver cuando el apunte es un cargo los importes se indican en positivo y viceversa, cuando el apunte es un abono el importe/importes se realizan en negativo

Una vez le damos al botón de crear regla Inmatic nos sitúa en el apartado de Reglas bancarias

Editamos el apunte y confirmamos la siguiente regla: cada vez que encuentre en el concepto "pago FRA transferencia", al total le sume un fijo de 4.21€

el siguiente paso sería dar por buena la regla dando al botón en forma de estrella para ponerla como revisada

solo quedaría grabar la regla y darle al botón de actualizar contrapartida

5.-CONTABILIZACIÓN DE MOVIMIENTOS

Una vez tengamos todos los movimientos procesados y con contrapartida solo quedaría seleccionarlos o filtrarlos con sus respectivos botones y dar al botón de Contabilizar. Por ejemplo, si filtramos los movimientos por movimientos con contrapartida y provenientes de partidas abiertas ( Módulo de bancos: efectos) nos dará una relación de movimientos listos para ser contabilizados

Si filtramos movimientos sin contrapartidas, nos mostrarán los movimientos pendientes de asignar contrapartida y contabilizar.

Los movimientos al darle a contabilizar pasarán por los siguientes estados:

• En softwares contables con contabilización automática: Contabilizando > Contabilizando... > Contabilizado

• En softwares contables a través de fichero : Contabilizando > Contabilizando... > Pendiente de Sincronización > Contabilizado

Los apuntes creados por fichero en pendiente de sincronización se deberán subir por su ruta correspondiente ( misma ruta que las facturas) al programa contable. Una vez subido los apuntes quedarán contabilizados.

RESUMEN

1.-Crear una nueva cuenta bancaria. De forma manual o automática. Al abrir el banco automáticamente se deberán seguir los pasos que el proveedor de la pasarela de pagos nos indique.

2-Se podrá editar el apunte poniendo manualmente la cuenta de la contrapartida, cambiando el concepto e importe, pero además para una aplicación automática se podrán generar reglas: generar regla manual o generar regla de forma automática.

3.- Una vez creado el banco se recomienda cargar movimientos contables de periodos anteriores, con ello se nos importan apuntes con contrapartida. Serán los apuntes con los que generemos las primeras reglas bancarias. Estado: Importado. Se aconseja que se importen movimientos contabilizados de banco hasta la fecha de la última contabilización y a partir de esa fecha se carguen movimientos de banco. Se deberá acotar este periodo desde el filtro de Fecha ( uno-dos últimos meses) para generar las primeras reglas si este es excesivo.

4.-Se configuran ciertos parámetros antes de subir los apuntes de banco: concatenar deudor y acreedor, trabajar con partidas abiertas, aplicación de reglas automáticas, etc...

5.-A continuación se cargan movimientos bancarios. Los movimientos importados de la entidad bancaria y del fichero Excel en Estado indica Borrador y por defecto nos asigna la cuenta de partidas abiertas. Se generarán nuevas reglas y se aplicarán todas las generadas : con origen en contabilidad y con origen en el extracto de apuntes bancarios.

6.-Tanto para crear reglas como para aplicarlas se puede realizar desde el movimiento o apunte, como en conjunto, seleccionando todas las facturas. Se deben chequear y grabar.

7.-Las reglas generadas automáticamente nos aparecerán con el símbolo de una estrella. Se tendrán que chequear antes de su aplicación, dándole al icono de la estrella quedará revisada.

8.-Las reglas automáticas en bloque se crean solo en los movimientos incluidos en la paginación, tanto en apartado Gastos como Ingresos

9.-Los apuntes a los que NO se quieren aplicar las reglas bancarias o nuevas reglas bancarias porque ya son válidas las anteriores, no se deberán seleccionar.

10.-Al aplicar reglas se asignan las contrapartidas deseadas.

11.-Utilización de filtros. Serán útiles sobre todo los filtros de Estado y Fecha para saber lo contabilizado, lo importado y los movimientos en Estado Borrador, así como iconos A ( partida con contrapartida asignada ) y P ( movimiento proveniente de Efectos).

12.- Las reglas bancarias de Contrapartida por CIF y por número de factura son válidas al activar la parte de Efectos.

13.-Contabilizar los apuntes. Al contabilizar los apuntes recuperamos el asiento.

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Actualizado el: 22/08/2025