Módulo de Bancos: Contabilización de bancos con listado de efectos ó facturas

El módulo de bancos-efectos solo está disponible para Contasol, Aplifisa, SAGE Despachos, A3, a3innuva, Contanet, Diamacon, Sage50 , GoldenNet y Csv Facturas.

Para trabajar con la opción de Efectos ( partidas abiertas ) en Inmatic se debe activar, no viene por defecto con la opción de Bancos ya que no todas las empresas que trabajan en la contabilización de tesorería necesitan un control de la cartera, de sus facturas pendientes de cobro y pago.

Al activar los efectos podremos ver un icono específico dentro de la opción de Bancos, se sitúa al lado del botón Acciones. Las diferencias fundamentales serán

a) Tener información de qué facturas estamos pagando y cobrando.

La diferencia fundamental es que al trabajar con el listado de efectos a parte de contabilizar el apunte de cobro y pago contra la cuenta de nuestro tercero, sabremos qué facturas estamos cobrando y pagando indicándolo en el listado de efectos , y por tanto, éste nos dará información detallada de lo que está pendiente de cobro o de pago en nuestra cartera. En Inmatic el procedimiento será: puntear el efecto primero y después le asignaremos la contrapartida, al puntear el apunte se extrae del listado de pendientes y una vez este listado de efectos esté actualizado nos podrá servir para obtener una primera previsión de tesorería.

b) Trabajar con reglas específicas que nos facilitan la contabilización

También al activar este módulo trabajamos con las reglas específicas que en la practica nos pueden ayudar a informar de la contrapartida y a contabilizar más rápido y automático aunque no se quiera llevar expresamente el control de los efectos ( facturas pagadas o cobradas ).

INDICE

1.-CARGAR EL LISTADO DE EFECTOS ( partidas abiertas ó facturas).

2.-COMPROBAR LISTADO Y GRABAR REGLAS ESPECÍFICAS.

3.-EJEMPLO DE APLICACIÓN.

4.-OTROS PUNTOS A CONSIDERAR.

5.-REGLAS BANCARIAS POR IMPORTE, CIF, Y NÚM DE FACTURA.

6.-RESUMEN.

Inmatic permite hasta 4 puntos de carga para el listado de efectos

El origen de los efectos puede ser:

• desde Inmatic Con esta opción se podrá pagar y cobrar las facturas subidas previamente Inmatic desde el módulo de contabilidad.

• desde Programa contable ( cartera de vencimientos , actualmente solo para Aplifisa y Contasol). El origen de los efectos aquí será la importación de la cartera o los efectos que se tengan en su programa de contabilidad, ya sean con origen en su programa o con origen en Inmatic u otros ( mirar nota ). Con esta opción una vez en Inmatic si realizamos el cobro o pago de ese efecto a parte de puntearlo en nuestro programa al enviar el asiento contable también le daremos de baja en su cartera, en sus efectos. Es decir este proceso implica primero la absorción de la información, el punteo en nuestro programa y la baja del efecto en su programa.

Nota: Recordamos que desde nuestro programa si utilizan la opción de gestión de vencimientos a parte de pasar las facturas también le informaremos de los vencimientos.

La información de los vencimientos en los dos softwares se irán a buscar en ( se muestran pantallazos)

 Aplifisa:

Contasol:

• desde Excel, se necesita configuración especial. Con esta opción se podrán pagar y cobrar las facturas del Excel cargado previamente.

• manual, siempre se podrá crear un efecto manual. Si queremos llevar un control de lo que pagamos o cobramos a parte del mero asiento contable y no tenemos otros posibles orígenes de carga podremos generar el efecto manualmente para después una vez punteado se haga el cobro o pago. El importe se le indicará en positivo

Al activar el origen de los efectos, en el botón configuración deberemos suministrar la información adecuada en el botón de al lado, la manera de suministrar la información nos la indicará Inmatic también.

Si elegimos como origen programa contable ( cartera de vencimientos), se nos abre una ventana para informar de las fechas a importar.

Si elegimos como origen Factura de Inmatic, se nos abre una ventana para indicar desde qué fechas queremos que se nos carguen las facturas pasadas por Inmatic

Si elegimos como origen Excel se nos abre la configuración de la hoja de cálculo Excel que debemos subir.

Ejemplos:

De esta manera nos quedará en único listado las facturas a puntear con diferentes orígenes de información

CAMPO CONCEPTO DEL LISTADO DE EFECTOS

1.-Facturas de Inmatic

Dentro del listado de efectos el campo descripción está compuesto según la configuración Número de factura + NIF+ Nombre de tercero si el origen de las facturas es Inmatic. Para aplicar las reglas específicas de esta unidad se comparará el concepto del movimiento bancario con el concepto del listado de efectos, si son iguales o coinciden en algún parámetro se podran enlazar y puntear; por ejemplo, esto sucede en la regla del número de factura. Por tanto es importante conocer el orden y contenido.

2.- Programa contable

Aquí el campo descripción toma la configuración establecida en la pestaña Datos de la empresa. Podrá ser núm factura + tercero ó tercero+núm de factura

Configuración de la descripción

3.-Carga por Excel

En la carga por excel es un campo más libre. Se recomienda que sea similar al concepto que viene de los apuntes del banco para poder aplicar las reglas posteriormente.

Para aplicar las reglas específicas de esta unidad se comparará el concepto del movimiento bancario con el concepto del listado de efectos, si son iguales o coinciden en algún parámetro se podrán enlazar y puntear; por ejemplo, esto sucede en la regla del número de factura. Por tanto es importante conocer el orden y contenido.

En general un efecto son las partes de una factura por las que se divide el importe total según diferentes importes y fechas. Podemos hablar de efectos a cobrar o a pagar

Notar que los importes del listado de efectos siempre van en positivo, para diferenciar los ingresos de los pagos se hace a través del campo tipo de efecto: cobro o pago.

Para que aparezca el listado de efectos dentro de los movimientos de nuestros bancos habrá que verificar que la casilla correspondiente esté activada dentro del botón Configuración:

Una vez activado la opción de efectos en el banco en cuestión el listado se nos sitúa en la parte inferior, debajo de los apuntes bancarios, aunque se puede mover a la derecha de los movimientos para una mayor comodidad :

Ahora debemos sacar ( añadir) las reglas que se aplican y vienen por defecto con nuestro software cuando utilizamos la contabilización de movimientos con efectos ( E ) tanto en Gastos como en Ingresos y darle al disquette.

En la sección de Gastos podemos encontrar :

En la sección de Ingresos :

Si clicamos el botón señalado en rojo en la imagen de arriba, el listado de pendientes de puntear automáticamente se sitúa a la derecha, como se muestra en la imagen de abajo.

Partimos de una situación de partida como en el ejemplo

Como se puede observar existen dentro de los movimientos cargados por el banco tres facturas de gasto y dos facturas de cliente dentro del listado efectos, las cuales queremos contabilizar utilizando el punteo de efectos y con sus reglas específicas, dejando los tres apuntes restantes para contabilizar confeccionándolos a partir otras reglas bancarias de que Inmatic dispone.

Al activar los efectos las reglas bancarias salen por defecto únicamente a falta de grabar

Por el lado de los Gastos, las facturas que nos interesan son las señaladas en los movimientos

Por el lado de los Ingresos , las facturas que nos interesan son las señaladas en la imagen de abajo.

Nos aseguramos que las reglas específicas queden grabadas y ya estaremos preparados para que Inmatic asigne la contrapartida y el punteo de los efectos

El siguiente paso sería darle arriba a la derecha del listado de efectos, para que se sitúen en la parte lateral derecha, como muestra la imagen de abajo:

Una vez el listado de efectos a la derecha , seleccionaremos todos los apuntes y le daremos a Actualizar contrapartidas ( aplicar reglas).

Aunque las reglas bancarias especificas no se vean serán de aplicación igualmente.

Una vez aplicadas las reglas especificas y punteados los efectos el resultado es que Inmatic señala los movimientos con los iconos respectivos; A en círculo en amarillo y P en círculo en naranja.

A significa que tiene contrapartida y P que viene del listado de efectos.

Nos quedaría trabajar las comisiones de tarjeta y el apunte de ticket de gasolina. pudiendo informar de la contrapartida : Manualmente, generando regla manual, automática etc..( estas reglas se han explicado en el módulo de bancos).

, cargo de 300 €, ha generado la contrapartida con la regla del CIF , no hemos aplicado una regla específica de Efectos.----> Al encontrar dentro del concepto del apunte el NIF ha enlazado la cuenta del tercero con la ficha que tenemos abierta en la sección del módulo de contabilidad.

Le daremos a F5 para que actualice la información y hará lo siguiente: Nos dejará el listado de nuevo en la parte de abajo con lo pendiente de puntear ( en este caso ninguna factura porque hemos punteado las tres facturas de gasto y las dos de ingreso, que eran la totalidad de las partidas pendientes, si no se hubieran punteado todas este listado debería contenerlas), y las reglas bancarias en la parte derecha.

Ya podríamos contabilizar en bloque todos los apuntes con contrapartida diferente a la 5550000000

Acabando con el ejemplo , una vez generada las demás reglas:

Hemos creado una regla para cada vez que el concepto contenga "CAMPSA" lo lleve a la cuenta de su tercero y además el concepto del asiento sea: Gasolina coche Administrador

Hemos creado una regla para cada vez que el concepto contenga "Comisión Tarjeta" lo lleve a la cuenta de gasto 66 y además el concepto del asiento sea: Comisión tarjeta Administrador

• Cuando se puntea un efecto desde movimientos bancarios automáticamente Inmatic busca este importe ( o los más parecidos) en la tabla de efectos de la derecha para poder puntearlo ( sombreado en gris). Es decir, ordena el listado de pendientes según el importe seleccionado en movimientos bancarios. Esto no es ninguna regla bancaria.

• Como ya hemos visto al puntear un efecto lo indicamos con un circulo en verde en el listado de efectos y en el apunte bancario se le añade una P en color naranja. Con esta acción la factura que vamos a cobrar o pagar desaparece del listado de efectos pendientes dentro de la sección de Bancos.

• Un mismo movimiento o apunte de banco puede ser la suma de varios efectos, este movimiento se deberá hacer manual a no ser que venga de una remesa confeccionada con nuestro sofware de facturación.

• Si existiesen descuadres entre los movimientos del banco y los efectos ( partidas pendientes de puntear) se puede utilizar la opción de llevarlo a gasto/ingreso o dejar el resto en cartera. La cuenta de descuadre se debe informar previamente en el botón Configuración.

• Los efectos punteados automáticamente con icono en verde no se podrán despuntear. Si se quieren despuntear deberán ser borrados y cargados de nuevo

• Para volver a contabilizar un movimiento de banco ya contabilizado con efecto asociado se deberá repetir todo el proceso: se deberá pasar a estado Borrador , asignarle la cuenta de partidas abiertas en la empresa mediante el botón Actualización de contrapartidas manual , borrar los efectos y cargarlos de nuevo.

• Se podrán puntear y despuntear efectos manualmente desde el listado. El punteo manual se señala con un círculo en color azul.

Las reglas bancarias explicadas en este apartado son y se aplican de la siguiente manera:

REGLAS BANCARIAS DE APLICACIÓN EXCLUSIVA CON EL LISTADO DE EFECTOS ACTIVO:

• Contrapartida por Numero de factura. Cada vez que encuentre ese número de factura dentro de los conceptos importados del banco y el listado de efectos, aplicará la regla, el tercero será asignado automáticamente y el efecto punteado. Aplicable a facturas de ingreso.

• Contrapartida por importe. Le asignaremos el tercero al apunte del banco cuando el importe coincida exacto, tanto en ingresos como gastos. Si estas trabajando con esta regla y los efectos están activados en el banco a parte de informar con el tercero el movimiento se punteará. Es importante tener en cuenta que si el importe está repetido en otro tercero diferente esta regla no aplica, e Inmatic intentará o podrá utilizar otra regla bancaria para informarlo. Aplicable a facturas de ingreso y gasto.

• Contrapartida por Nombre de tercero: En esta regla Inmatic actúa de la siguiente manera ; si detecta el nombre del tercero en la descripción del movimiento y a la vez en la descripción del efecto, y además el importe coincide, puntea el efecto. Aplicable a facturas de ingreso y gasto.

REGLA BANCARIA APLICABLE SIN EL LISTADO DE EFECTOS:

• Contrapartida de la cuenta por CIF Inmatic es capaz de enlazar los efectos con la información de los CIF disponibles en las fichas de terceros. Si lo encuentra le asignará automáticamente la cuenta de tercero y punteará el efecto si estos están activados, si no lo están, sólo asignará la contrapartida del movimiento. Es necesario también que el NIF se encuentre dentro de los conceptos importados de la información bancaria. Aplicable a facturas de ingreso y gasto.

Podremos trabajar con estas reglas específicas siempre que tengamos activado los efectos, pero también crear nuevas reglas aplicando la inteligencia Artificial ( ver módulo de Bancos) e ir combinándolas.

Recordamos que siempre se aplica primero la regla bancaria en posición número uno y así sucesivametne. Las reglas tienen un orden y es importante saber como se aplican. Por lo general el orden vendrá impuesto por la información cargada de bancos en el campo concepto y por la importancia de mantener actualizado el listado de efectos pendientes, en definitiva, vendrá impuesto por nuestro propósito.

Por ejemplo, si la mayoría de la información cargada del banco en el campo concepto contiene NIF , la primera regla a aplicar sería la del NIF, que sería la más rápida y eficaz .

Si nuestro propósito es contabilizar bancos sin llevar un control estricto del listado de efectos podríamos simplemente utilizar reglas automáticas de contrapartidas ( explicadas en la primera parte) o la la misma regla del NIF etc..., en cambio, si nuestro propropósito es contabilizar bancos pero manteniendo al día el listado de efectos, en las primeras posiciones deberíamos situar las reglas que hacen referencia a efectos : la del numero de factura ó nombre del tercero, con ello se puntearían los movimientos con los efectos cargados, preferentemente.

1.-Activar el origen del listado de efectos. Existen cuatro diferentes. En algunos conectores al hacer el asiento de banco daremos de baja la factura pendiente en la cartera - que nos hemos traído anteriormente- de vencimientos de su programa contable, a parte de puntear el movimiento.

2.-Al dar de alta los efectos ya nos aparecen las reglas específicas tanto en la sección de Ingresos como Gastos a falta de ser grabadas.

3.-Se aconseja desplazar los efectos a la derecha de los movimientos cargados, para mayor comodidad en la pestaña de bancos.

4.-Para puntear el efecto se pueden utilizar las reglas bancarias específicas, actualmente si se trabajan con los efectos , existen cuatro reglas.

5.-La regla bancaria por CIF se aplica si las fichas están abiertas en el módulo de contabilidad y consta el CIF informado.

6.-Aparte de aplicar las reglas específicas se pueden aplicar las reglas creadas.

7.-Si existe descuadre entre movimiento bancario y el efecto se debe indicar el comportamiento de descuadre.

8.-Al efecto punteado se le indica con un punto en verde en el listado. Al puntear el efecto a éste le indicamos la contrapartida también.

9.-Un movimiento de banco puede ser la suma de varios efectos del listado.

10.-Contabilizar el efecto punteado, pudiendo filtrar por movimientos no contabilizados con símbolos de A y P ( con contrapartida y punteado).

Módulo de Bancos

Actualizado el: 26/05/2026