Módulo de Bancos
El módulo de bancos solo está disponible para Contasol, Aplifisa, SAGE Despachos, A3, Contanet, Diamacon, Sage50 , GoldenNet y Csv Facturas.
En la barra lateral izquierda, encontraremos la opción "Bancos" que nos permitirá poder acceder al módulo de gestión de cuentas bancarias.
1.-CREAR UNA NUEVA CUENTA
Deberemos apretar el botón añadir (+) y nos aparecerá la ventana en la que dispondremos de dos opciones:
Manual - Dar de alta manualmente una cuenta rellenando todos los datos.
Automático - Dar de alta la cuenta conectando automáticamente a nuestro banco mediante GoCardless. En este caso, deberemos seguir las instrucciones que nos irán guiando durante la conexión.
Es necesario informar de la cuenta contable correspondiente a la cuenta bancaria y la cuenta de partidas abiertas.
1.1. Creación de cuenta Manual.
1.2 Creación de Cuenta Automática.
2.- GESTIONAR NUESTRAS CUENTAS
Desde la pantalla principal, podremos Actualizar, Añadir cuentas bancarias o Eliminar alguna de las cuentas existentes.
Con las opciones situadas al final del registro, podemos Consultar los movimientos y Guardar los datos si se ha editado alguno de los campos.
A las cuentas de banco abiertas en nuestro programa, al menos se le deberá indicar la cuenta contable de bancos, la cuenta que queremos que utilice para partidas abiertas (la cuenta contable que queremos indicar para movimientos antes de ser procesados ), el IBAN, etc...
Inmatic nos informa si la cuenta es automática o manual.
3.-GESTIONAR NUESTROS MOVIMIENTOS.
Desde esta pantalla podremos:
Subir documento con movimientos (cuentas manuales)
Cargar movimientos del programa contable
Aplicar Filtros de búsqueda a los movimientos cargados
Descargar movimientos (cuentas automáticas)
3.1.-Subir documento con movimientos ( cuentas anuales)
Esta opción nos permite cargar los movimientos para aquellas empresas configuradas de forma manual, y cargar movimientos de cuentas automáticas de periodos donde la cargar automática no se pueda realizar ya que por norma general los bancos se podrán descargar automáticamente con un máximo de 3 meses.
Es posible cargar ficheros Excel de movimientos y Norma43:
Los ficheros Excel deberán tener la siguiente estructura: Concepto / Importe / Fecha / Saldo (Opcional) / Tercero (Opcional).
3.2.-Cargar movimientos del programa contable
Mediante esta opción podemos descargar los movimientos ya contabilizados para posteriormente la IA pueda generar reglas en base a como se ha contabilizado anteriormente.
Esta acción resulta de gran utilidad ya que podremos aplicar la acción Generar reglas sobre estos registros, evitando tener que crear las reglas una a una manualmente. Si el ejercicio que queremos cargar está cerrado se deberá abrir en lnmatic y en su software de contabilidad.
Una vez cargados los apuntes contables podemos:
a) Añadir un asiento de apertura del periodo anterior para saber el saldo y ir calculando
b) Generar las primeras reglas bancarias
Recomendamos realizar esta acción al abrir una nueva cuenta bancaria.
3.3.-Aplicar Filtros de búsqueda
Los filtros nos permiten acotar los movimientos que estamos visualizando.
Podemos combinar varios filtros en función de lo que queramos consultar:
El recuadro amarillo con letra A significa que al apunte se le ha asignado contrapartida, está listo para ser contabilizado. El icono en color gris con ralla significa que el movimiento no se le ha asignado contrapartida. Los filtros de asignación de contrapartidas y de Estado se mantienen por defecto, así en todo momento tendremos localizados los apuntes no contabilizados, que son los que deberemos trabajar.
Si se cargan movimientos contables de banco se debe cambiar el Estado a Importado
Seleccionando la casilla siguiente, se nos muestra los movimientos a los que aún no se les ha modificado la contrapartida:
Seleccionando la casilla siguiente, se nos muestra los movimientos que ya tienen modificada la contrapartida:
3.4.-Descargar movimientos (cuentas automáticas)
Si se trata de una cuenta enlazada automáticamente, deberemos dar al icono correspondiente para descargar los movimientos.
La primera vez nos aparecerá un mensaje para indicar desde qué fecha queremos descargar los datos.
La primera vez nos pregunta desde qué fecha. Los movimientos cargados del banco, por defecto, en estado pone Borrador y la cuenta de contrapartida es la de cuentas abiertas indicada al abrir el banco. Se le puede indicar a Inmatic que se descarguen automáticamente en las posteriores cargas y que aplique automáticamente las reglas generadas.
*Si las reglas generadas con la contabilidad no son buenas, son pocas etc., se deberán generar reglas con los movimientos del banco, o solo generarlas desde los apuntes del banco.
3.4.1.-Configuración antes de cargar movimientos
Los parámetros que deberemos configurar antes de cargar cualquier movimiento serán
La configuración nos permitirá
-Concatenar concepto con deudor y Acreedor. Al importar los movimientos del banco si existe dicha información se copiará al Concepto, así podremos general reglas más eficaces.
-Deshabilitar detección de traspaso. Si clicamos este casilla de deshabilita la detección entre cuentas abiertas en Inmatic. Si no deshabilita la actuación será la a siguiente :Si existen traspasos solo se debe contabilizar el movimiento en positivo, si encuentra un movimiento igual en negativo en alguna cuenta bancaria de la misma empresa te avisará y se deberá hacer como está programado.
-Trabajar con partidas abiertas: Desde aquí se podrá configurar si la empresa desea trabajar con partidas abiertas. Las partidas abiertas o efectos son las facturas pendientes de pago y cobro. Si al contabilizar un apunte de partidas abiertas existiera un descuadre se debe indicar la cuenta para contabilizar el posible descuadre.
-Aplicar reglas automáticamente. Se le podrá indicar que a los movimientos bancarios cargados se le apliquen las reglas generadas automáticamente.
-Descarga automática. Si se tiene clicado esta opción se aplicará la descarga automática de movimientos bancarios.
4.- REGLAS BANCARIAS Y PROCESADO DE MOVIMIENTOS.
4.1.- Reglas bancarias.
Las reglas nos permiten indicar cómo debe procesar Inmatic un registro para aplicarle la contrapartida correspondiente. En este caso cogeremos la información del campo Concepto, del número de factura, del NIF del tercero, ( existe varias posibilidades según el tipo de Regla) para indicarle al programa que cada vez que encuentre ese dato asigne el movimiento a una contrapartida diferente a la cuenta contable de partidas abiertas. Esta regla se grabará y en futuros movimientos la asignación de la cuenta de contrapartida será automática, lista para ser contabilizada.
Podemos ocultar / mostrar las reglas, marcando la opción correspondiente. Dándole al icono señalado, se nos abrirá la sección correspondiente de nuestras Reglas Bancarias
Podemos crear reglas desde los movimientos o desde el apartado de Reglas.
Nos situaremos en la pestaña Gastos o Ingresos según el tipo de regla a crear y apretamos la opción Añadir regla +
Podemos indicarle ordenes del tipo:
- El Concepto es igual a...
- El Concepto contiene ...
- El Concepto no es igual a...
También es posible dividir el importe por % en varias contrapartidas.
Es necesario dar al botón de guardar si creamos o editamos una regla.
Las reglas se aplican en el orden en el que se encuentran numeradas. Podemos cambiar su orden de aplicación, clicando con el botón izquierdo del ratón y manteniendo pulsado, encima del número, mientras arrastramos la regla. Cada vez que se genera una regla se añade al principio.
-Podemos eliminar una regla clicando en la papelera que se encuentra en la esquina superior derecha de dicha regla.
-La regla generada siempre se pone en primera posición
-La regla se puede realizar por apunte o seleccionando todos los movimientos (contables o bancarios). Al dar al icono correspondiente se aplicarán las reglas a los registros seleccionados.
-La regla generada se le asigna un icono de un signo + que deberá ser aprobada (o editada si es necesario) y guardada.
-Siempre se podrá filtrar las reglas generadas ( +) para saber las que están pendientes de aprobación.
-Tanto en las reglas generadas como en los movimientos se pueden añadir varias contrapartidas y se pueden establecer importes fijos y porcentuales.
-Si el movimiento cargado de la contabilidad viene con varias contrapartidas al hacer la regla se respetan las cuentas contables e Inmatic es capaz de respetar el % de reparto del importe.
( ver apartado 4.3. edición de movimientos)
A tener en cuenta a la hora de generar reglas
1.- El limite es siempre la paginación.
2.- Al darle al botón crear reglas a todos los movimientos siempre las realiza en Gastos e Ingresos.
4.2.- Procesado de movimientos
En Inmatic siempre se podrá añadir movimientos con el signo +, borrarlos, y marcar como revisado
Disponemos de las siguientes opciones:
Cambiar Estado de Error a Borrador . Cambio de Estado que nos permite contabilizar de nuevo.
Cambiar Estado a Contabilizado Manualmente. Con este estado le indicaremos que un movimiento se ha contabilizado manualmente. Se añadirá el asiento en ventana emergente.
Actualización de Contrapartidas Manual . Una vez seleccionado los apuntes que se deseen se le podrá indicar la contrapartida a éstos conjuntamente.
Descargar Excel : Descargar Excel de los apuntes.
Generar reglas: Este botón se utilizan para generar reglas a los movimientos seleccionados.
Actualizar contrapartidas con reglas: Asignación de contrapartidas a los movimientos masivamente sin necesidad de generar reglas bancarias.
Mostar descuadres: Comprobar descuadres entre el saldo calculado y el saldo disponible .En los movimientos del banco se pueden añadir movimientos, sobre todo para ver los descuadres.
Botón de actualizar: Actualiza la información Actualizar.
4.3.- Edición de Movimientos
Podemos editar el concepto y la contrapartida directamente en el registro. Es necesario dar al disquete para guardar los cambios realizados.
También es posible editar la contrapartida dividiendo el importe en varias contrapartidas si se desea.
Cuando tenemos un movimiento asignado a su cuenta contable, podemos crear una regla directamente marcando la opción Generar reglas en su línea.
También podemos seleccionar todos esos registros y marcar la opción de Generar reglas de la cabecera.
Esto generará automáticamente las reglas basándose en lo que hemos contabilizado anteriormente en nuestro programa a los movimientos aplicado en la paginación y tanto para la pestaña ingresos y Gastos
-La regla generada pone un signo + que deberá ser aprobada (o editada si es necesario) y guardada. Siempre se podrá filtrar las reglas generadas ( +) para saber las que están pendientes de aprobación.
-Tanto en las reglas generadas como en los movimientos se pueden añadir varias contrapartidas y se pueden establecer importes fijos y porcentuales.
-Si el movimiento cargado de la contabilidad viene con varias contrapartidas al hacer la regla se respetan las cuentas e Inmatic es capaz de respetar el % de reparto del importe
-Podemos diferenciar las reglas creadas manualmente de las generadas con el proceso automático por la señal en el lateral. Si hacemos clic en dicha señal se abre una ventana que nos permite aprobar la regla.
-Siempre se puede añadir un concepto diferente al concepto generado por la regla a la hora de contabilizar.
Para procesar los movimientos, podremos aplicar las reglas que tenemos creadas con el botón Actualizar contrapartidas. Esta opción se puede aplicar tanto a un registro individualmente como a varios registros de forma masiva.
EJEMPLO : Generación de regla bancaria de pago con comisión fija por transferencia
Le daremos al símbolo de generar regla
Las contrapartidas, la situación de partida sería esta y queremos generar una regla para que cada vez que se pague trasferencia se le sume 4.21 de comisión
Una vez le damos al botón de crear regla la sitúa en el apartado de Reglas bancarias
, queremos automatizar el proceso y confirmamos la siguiente regla: cada vez que encuentre en el concepto "pago FRA transferencia", al total le sume un fijo de 4.21€
el siguiente paso sería dar por buena la regla dando al botón en forma de estrella para ponerla como revisada
solo quedaría grabar la regla y darle al botón de actualizar contrapartida
5.-CONTABILIZACIÓN DE MOVIMIENTOS
Una vez tengamos todos los movimientos procesados y con contrapartida solo quedaría seleccionarlos o filtrarlos con sus respectivos botones y dar al botón de Contabilizar. Por ejemplo, si filtramos los movimientos por movimientos con contrapartida y provenientes de partidas abiertas ( Módulo de bancos: efectos) nos dará una relación de movimientos listos para ser contabilizados
Si filtramos movimientos sin contrapartidas, nos mostrarán los movimientos pendientes de asignar contrapartida y contabilizar.
Es necesario tener abierto en los dos softwares el año que se quiere contabilizar, de lo contrario Inmatic nos dará un error.
Los movimientos al darle a contabilizar pasarán por los siguientes estados:
En softwares contables con contabilización automática: Contabilizando > Contabilizando... > Contabilizado
En softwares contables a través de fichero : Contabilizando > Contabilizando... > Pendiente de Sincronización > Contabilizado
Los apuntes creados por fichero en pendiente de sincronización se deberán subir por su ruta correspondiente ( misma ruta que las facturas) al programa contable. Una vez subido los apuntes quedarán contabilizados
RESUMEN
1.-Crear una nueva cuenta bancaria. De forma manual o automática. Al abrir el banco automáticamente se deberán seguir los pasos que el proveedor de la pasarela de pagos nos indique.
2.- Una vez creado el banco haremos una carga de movimientos bancarios automáticamente o por fichero. El fichero Excel tiene un formato marcado en esta ayuda.
3.-Los movimientos importados de la entidad bancaria y del fichero Excel en Estado indica Borrador y por defecto nos asigna la cuenta de partidas abiertas. Los movimientos cargados de la contabilidad en Estado indica importado y nos los encontraremos con el tercero o cuenta ya asignada. Estos nos servirán para crear las primeras reglas automáticas, ya que de la contabilidad los apuntes nos vienen con la contrapartida asignada. Se aconseja que se importen movimientos contables de banco hasta la fecha de la última contabilización y a partir de esa fecha se carguen movimientos de banco.
4.-Se podrá editar el apunte poniendo manualmente la cuenta de la contrapartida, cambiando el concepto e importe, pero además para una aplicación automática se podrán generar reglas: generar regla manual o generar regla de forma automática.
5.- Las reglas generadas nos sirven para indicar las contrapartidas de los apuntes cuando en Inmatic se detecten ciertos criterios o reglas. El origen de las reglas será la información subida. tanto de nuestra contabilidad como de nuestros bancos. En algunas ocasiones las reglas más eficientes surgirán de la contabilidad y en otras de los conceptos importados del banco.
6.- Antes de aplicarlas se deben grabar, dando al disquete.
5.- Clicando el botón correspondiente se aplicarán las reglas generadas.
6.- Importar movimientos contables de periodos anteriores antes que los movimientos bancarios para generar reglas en ocasiones nos será de gran utilidad.
7.- Para crear reglas automáticas de los apuntes importados por la contabilidad se seleccionarán y nos dirigiremos al icono de la estrella de la barra de justo encima.
8.-Las reglas bancarias automáticas se pueden editar o modificar las reglas manuales que se hayan generado anteriormente, aunque siempre se podrá comprobar el cambio y aceptar o no.
9.-Las reglas generadas automáticamente nos aparecerán con el símbolo de una estrella. Se tendrán que chequear antes de su aplicación, dándole al icono de la estrella quedará revisada.
10.-Las reglas automáticas se crean solo en los movimientos incluidos en la paginación, tanto en apartado Gastos como Ingresos
11.-Tanto para crear reglas como para aplicarlas se puede hacer desde el movimiento o apunte, como en conjunto, seleccionando todas las facturas.
12.-Los apuntes a los que no se quieren aplicar las reglas bancarias no se deberán seleccionar.
13.-Al aplicar reglas se asignan las contrapartidas deseadas.
14.-Aplicación de filtros: serán útiles sobre todo los filtros de Estado y Fecha para saber lo contabilizado, lo importado y los movimientos en Estado Borrador, así como iconos A ( partida con contrapartida asignada ) y P ( movimiento proveniente de Efectos).
15.-Contabilizar los apuntes.
Articulo relacionado
Dar acceso a bancos a nuestros clientes
Efectos. Modulo de Bancos
En la barra lateral izquierda, encontraremos la opción "Bancos" que nos permitirá poder acceder al módulo de gestión de cuentas bancarias.
1.-CREAR UNA NUEVA CUENTA
Deberemos apretar el botón añadir (+) y nos aparecerá la ventana en la que dispondremos de dos opciones:
Manual - Dar de alta manualmente una cuenta rellenando todos los datos.
Automático - Dar de alta la cuenta conectando automáticamente a nuestro banco mediante GoCardless. En este caso, deberemos seguir las instrucciones que nos irán guiando durante la conexión.
Es necesario informar de la cuenta contable correspondiente a la cuenta bancaria y la cuenta de partidas abiertas.
1.1. Creación de cuenta Manual.
1.2 Creación de Cuenta Automática.
2.- GESTIONAR NUESTRAS CUENTAS
Desde la pantalla principal, podremos Actualizar, Añadir cuentas bancarias o Eliminar alguna de las cuentas existentes.
Con las opciones situadas al final del registro, podemos Consultar los movimientos y Guardar los datos si se ha editado alguno de los campos.
A las cuentas de banco abiertas en nuestro programa, al menos se le deberá indicar la cuenta contable de bancos, la cuenta que queremos que utilice para partidas abiertas (la cuenta contable que queremos indicar para movimientos antes de ser procesados ), el IBAN, etc...
Inmatic nos informa si la cuenta es automática o manual.3.-GESTIONAR NUESTROS MOVIMIENTOS.
Desde esta pantalla podremos:
Subir documento con movimientos (cuentas manuales)
Cargar movimientos del programa contable
Aplicar Filtros de búsqueda a los movimientos cargados
Descargar movimientos (cuentas automáticas)
3.1.-Subir documento con movimientos ( cuentas anuales)
Esta opción nos permite cargar los movimientos para aquellas empresas configuradas de forma manual, y cargar movimientos de cuentas automáticas de periodos donde la cargar automática no se pueda realizar ya que por norma general los bancos se podrán descargar automáticamente con un máximo de 3 meses.
Es posible cargar ficheros Excel de movimientos y Norma43:
Los ficheros Excel deberán tener la siguiente estructura: Concepto / Importe / Fecha / Saldo (Opcional) / Tercero (Opcional).
3.2.-Cargar movimientos del programa contable
Mediante esta opción podemos descargar los movimientos ya contabilizados para posteriormente la IA pueda generar reglas en base a como se ha contabilizado anteriormente.
Esta acción resulta de gran utilidad ya que podremos aplicar la acción Generar reglas sobre estos registros, evitando tener que crear las reglas una a una manualmente. Si el ejercicio que queremos cargar está cerrado se deberá abrir en lnmatic y en su software de contabilidad.
Una vez cargados los apuntes contables podemos:
a) Añadir un asiento de apertura del periodo anterior para saber el saldo y ir calculando
b) Generar las primeras reglas bancarias
Recomendamos realizar esta acción al abrir una nueva cuenta bancaria.
3.3.-Aplicar Filtros de búsqueda
Los filtros nos permiten acotar los movimientos que estamos visualizando.
Podemos combinar varios filtros en función de lo que queramos consultar:
El recuadro amarillo con letra A significa que al apunte se le ha asignado contrapartida, está listo para ser contabilizado. El icono en color gris con ralla significa que el movimiento no se le ha asignado contrapartida. Los filtros de asignación de contrapartidas y de Estado se mantienen por defecto, así en todo momento tendremos localizados los apuntes no contabilizados, que son los que deberemos trabajar.Si se cargan movimientos contables de banco se debe cambiar el Estado a Importado
Seleccionando la casilla siguiente, se nos muestra los movimientos a los que aún no se les ha modificado la contrapartida:
Seleccionando la casilla siguiente, se nos muestra los movimientos que ya tienen modificada la contrapartida:
3.4.-Descargar movimientos (cuentas automáticas)
Si se trata de una cuenta enlazada automáticamente, deberemos dar al icono correspondiente para descargar los movimientos.
La primera vez nos aparecerá un mensaje para indicar desde qué fecha queremos descargar los datos.
La primera vez nos pregunta desde qué fecha. Los movimientos cargados del banco, por defecto, en estado pone Borrador y la cuenta de contrapartida es la de cuentas abiertas indicada al abrir el banco. Se le puede indicar a Inmatic que se descarguen automáticamente en las posteriores cargas y que aplique automáticamente las reglas generadas.*Si las reglas generadas con la contabilidad no son buenas, son pocas etc., se deberán generar reglas con los movimientos del banco, o solo generarlas desde los apuntes del banco.
3.4.1.-Configuración antes de cargar movimientos
Los parámetros que deberemos configurar antes de cargar cualquier movimiento serán
La configuración nos permitirá
-Concatenar concepto con deudor y Acreedor. Al importar los movimientos del banco si existe dicha información se copiará al Concepto, así podremos general reglas más eficaces.
-Deshabilitar detección de traspaso. Si clicamos este casilla de deshabilita la detección entre cuentas abiertas en Inmatic. Si no deshabilita la actuación será la a siguiente :Si existen traspasos solo se debe contabilizar el movimiento en positivo, si encuentra un movimiento igual en negativo en alguna cuenta bancaria de la misma empresa te avisará y se deberá hacer como está programado.
-Trabajar con partidas abiertas: Desde aquí se podrá configurar si la empresa desea trabajar con partidas abiertas. Las partidas abiertas o efectos son las facturas pendientes de pago y cobro. Si al contabilizar un apunte de partidas abiertas existiera un descuadre se debe indicar la cuenta para contabilizar el posible descuadre.
-Aplicar reglas automáticamente. Se le podrá indicar que a los movimientos bancarios cargados se le apliquen las reglas generadas automáticamente.
-Descarga automática. Si se tiene clicado esta opción se aplicará la descarga automática de movimientos bancarios.
4.- REGLAS BANCARIAS Y PROCESADO DE MOVIMIENTOS.
4.1.- Reglas bancarias.
Las reglas nos permiten indicar cómo debe procesar Inmatic un registro para aplicarle la contrapartida correspondiente. En este caso cogeremos la información del campo Concepto, del número de factura, del NIF del tercero, ( existe varias posibilidades según el tipo de Regla) para indicarle al programa que cada vez que encuentre ese dato asigne el movimiento a una contrapartida diferente a la cuenta contable de partidas abiertas. Esta regla se grabará y en futuros movimientos la asignación de la cuenta de contrapartida será automática, lista para ser contabilizada.
Podemos ocultar / mostrar las reglas, marcando la opción correspondiente. Dándole al icono señalado, se nos abrirá la sección correspondiente de nuestras Reglas Bancarias
Podemos crear reglas desde los movimientos o desde el apartado de Reglas.
Nos situaremos en la pestaña Gastos o Ingresos según el tipo de regla a crear y apretamos la opción Añadir regla +
Podemos indicarle ordenes del tipo:
- El Concepto es igual a...
- El Concepto contiene ...
- El Concepto no es igual a...
También es posible dividir el importe por % en varias contrapartidas.
Es necesario dar al botón de guardar si creamos o editamos una regla.
Las reglas se aplican en el orden en el que se encuentran numeradas. Podemos cambiar su orden de aplicación, clicando con el botón izquierdo del ratón y manteniendo pulsado, encima del número, mientras arrastramos la regla. Cada vez que se genera una regla se añade al principio.
-Podemos eliminar una regla clicando en la papelera que se encuentra en la esquina superior derecha de dicha regla.
-La regla generada siempre se pone en primera posición
-La regla se puede realizar por apunte o seleccionando todos los movimientos (contables o bancarios). Al dar al icono correspondiente se aplicarán las reglas a los registros seleccionados.
-La regla generada se le asigna un icono de un signo + que deberá ser aprobada (o editada si es necesario) y guardada.
-Siempre se podrá filtrar las reglas generadas ( +) para saber las que están pendientes de aprobación.
-Tanto en las reglas generadas como en los movimientos se pueden añadir varias contrapartidas y se pueden establecer importes fijos y porcentuales.
-Si el movimiento cargado de la contabilidad viene con varias contrapartidas al hacer la regla se respetan las cuentas contables e Inmatic es capaz de respetar el % de reparto del importe.
( ver apartado 4.3. edición de movimientos)
A tener en cuenta a la hora de generar reglas
1.- El limite es siempre la paginación.
2.- Al darle al botón crear reglas a todos los movimientos siempre las realiza en Gastos e Ingresos.
4.2.- Procesado de movimientos
En Inmatic siempre se podrá añadir movimientos con el signo +, borrarlos, y marcar como revisado
Disponemos de las siguientes opciones:
Cambiar Estado de Error a Borrador . Cambio de Estado que nos permite contabilizar de nuevo.
Cambiar Estado a Contabilizado Manualmente. Con este estado le indicaremos que un movimiento se ha contabilizado manualmente. Se añadirá el asiento en ventana emergente.
Actualización de Contrapartidas Manual . Una vez seleccionado los apuntes que se deseen se le podrá indicar la contrapartida a éstos conjuntamente.
Descargar Excel : Descargar Excel de los apuntes.
Generar reglas: Este botón se utilizan para generar reglas a los movimientos seleccionados.
Actualizar contrapartidas con reglas: Asignación de contrapartidas a los movimientos masivamente sin necesidad de generar reglas bancarias.
Mostar descuadres: Comprobar descuadres entre el saldo calculado y el saldo disponible .En los movimientos del banco se pueden añadir movimientos, sobre todo para ver los descuadres.
Botón de actualizar: Actualiza la información Actualizar.
4.3.- Edición de Movimientos
Podemos editar el concepto y la contrapartida directamente en el registro. Es necesario dar al disquete para guardar los cambios realizados.
También es posible editar la contrapartida dividiendo el importe en varias contrapartidas si se desea.
Cuando tenemos un movimiento asignado a su cuenta contable, podemos crear una regla directamente marcando la opción Generar reglas en su línea.
También podemos seleccionar todos esos registros y marcar la opción de Generar reglas de la cabecera.
Esto generará automáticamente las reglas basándose en lo que hemos contabilizado anteriormente en nuestro programa a los movimientos aplicado en la paginación y tanto para la pestaña ingresos y Gastos
-La regla generada pone un signo + que deberá ser aprobada (o editada si es necesario) y guardada. Siempre se podrá filtrar las reglas generadas ( +) para saber las que están pendientes de aprobación.
-Tanto en las reglas generadas como en los movimientos se pueden añadir varias contrapartidas y se pueden establecer importes fijos y porcentuales.
-Si el movimiento cargado de la contabilidad viene con varias contrapartidas al hacer la regla se respetan las cuentas e Inmatic es capaz de respetar el % de reparto del importe
-Podemos diferenciar las reglas creadas manualmente de las generadas con el proceso automático por la señal en el lateral. Si hacemos clic en dicha señal se abre una ventana que nos permite aprobar la regla.
-Siempre se puede añadir un concepto diferente al concepto generado por la regla a la hora de contabilizar.
Para procesar los movimientos, podremos aplicar las reglas que tenemos creadas con el botón Actualizar contrapartidas. Esta opción se puede aplicar tanto a un registro individualmente como a varios registros de forma masiva.
EJEMPLO : Generación de regla bancaria de pago con comisión fija por transferencia
Le daremos al símbolo de generar regla
Las contrapartidas, la situación de partida sería esta y queremos generar una regla para que cada vez que se pague trasferencia se le sume 4.21 de comisión
Una vez le damos al botón de crear regla la sitúa en el apartado de Reglas bancarias
, queremos automatizar el proceso y confirmamos la siguiente regla: cada vez que encuentre en el concepto "pago FRA transferencia", al total le sume un fijo de 4.21€el siguiente paso sería dar por buena la regla dando al botón en forma de estrella para ponerla como revisada
solo quedaría grabar la regla y darle al botón de actualizar contrapartida
5.-CONTABILIZACIÓN DE MOVIMIENTOS
Una vez tengamos todos los movimientos procesados y con contrapartida solo quedaría seleccionarlos o filtrarlos con sus respectivos botones y dar al botón de Contabilizar. Por ejemplo, si filtramos los movimientos por movimientos con contrapartida y provenientes de partidas abiertas ( Módulo de bancos: efectos) nos dará una relación de movimientos listos para ser contabilizados
Si filtramos movimientos sin contrapartidas, nos mostrarán los movimientos pendientes de asignar contrapartida y contabilizar.
Es necesario tener abierto en los dos softwares el año que se quiere contabilizar, de lo contrario Inmatic nos dará un error.
Los movimientos al darle a contabilizar pasarán por los siguientes estados:
En softwares contables con contabilización automática: Contabilizando > Contabilizando... > Contabilizado
En softwares contables a través de fichero : Contabilizando > Contabilizando... > Pendiente de Sincronización > Contabilizado
Los apuntes creados por fichero en pendiente de sincronización se deberán subir por su ruta correspondiente ( misma ruta que las facturas) al programa contable. Una vez subido los apuntes quedarán contabilizados
RESUMEN
1.-Crear una nueva cuenta bancaria. De forma manual o automática. Al abrir el banco automáticamente se deberán seguir los pasos que el proveedor de la pasarela de pagos nos indique.
2.- Una vez creado el banco haremos una carga de movimientos bancarios automáticamente o por fichero. El fichero Excel tiene un formato marcado en esta ayuda.
3.-Los movimientos importados de la entidad bancaria y del fichero Excel en Estado indica Borrador y por defecto nos asigna la cuenta de partidas abiertas. Los movimientos cargados de la contabilidad en Estado indica importado y nos los encontraremos con el tercero o cuenta ya asignada. Estos nos servirán para crear las primeras reglas automáticas, ya que de la contabilidad los apuntes nos vienen con la contrapartida asignada. Se aconseja que se importen movimientos contables de banco hasta la fecha de la última contabilización y a partir de esa fecha se carguen movimientos de banco.
4.-Se podrá editar el apunte poniendo manualmente la cuenta de la contrapartida, cambiando el concepto e importe, pero además para una aplicación automática se podrán generar reglas: generar regla manual o generar regla de forma automática.
5.- Las reglas generadas nos sirven para indicar las contrapartidas de los apuntes cuando en Inmatic se detecten ciertos criterios o reglas. El origen de las reglas será la información subida. tanto de nuestra contabilidad como de nuestros bancos. En algunas ocasiones las reglas más eficientes surgirán de la contabilidad y en otras de los conceptos importados del banco.
6.- Antes de aplicarlas se deben grabar, dando al disquete.
5.- Clicando el botón correspondiente se aplicarán las reglas generadas.
6.- Importar movimientos contables de periodos anteriores antes que los movimientos bancarios para generar reglas en ocasiones nos será de gran utilidad.
7.- Para crear reglas automáticas de los apuntes importados por la contabilidad se seleccionarán y nos dirigiremos al icono de la estrella de la barra de justo encima.
8.-Las reglas bancarias automáticas se pueden editar o modificar las reglas manuales que se hayan generado anteriormente, aunque siempre se podrá comprobar el cambio y aceptar o no.
9.-Las reglas generadas automáticamente nos aparecerán con el símbolo de una estrella. Se tendrán que chequear antes de su aplicación, dándole al icono de la estrella quedará revisada.
10.-Las reglas automáticas se crean solo en los movimientos incluidos en la paginación, tanto en apartado Gastos como Ingresos
11.-Tanto para crear reglas como para aplicarlas se puede hacer desde el movimiento o apunte, como en conjunto, seleccionando todas las facturas.
12.-Los apuntes a los que no se quieren aplicar las reglas bancarias no se deberán seleccionar.
13.-Al aplicar reglas se asignan las contrapartidas deseadas.
14.-Aplicación de filtros: serán útiles sobre todo los filtros de Estado y Fecha para saber lo contabilizado, lo importado y los movimientos en Estado Borrador, así como iconos A ( partida con contrapartida asignada ) y P ( movimiento proveniente de Efectos).
15.-Contabilizar los apuntes.
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Actualizado el: 18/02/2025
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