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Factura electrónica, efactura - Crear facturas recurrentes

Una Factura Recurrente es un documento que se transforma en factura en el intervalo de tiempo que tú decidas.

Normalmente se da con productos o servicios prestados que son siempre iguales y que repiten su importe en cada factura, y lo único que varía en su fecha de emisión.

Ejemplos:

Facturas de suscripción a revistas, seminarios, colegios oficiales, etc

Facturas de asesorías y consultorías de todo tipo

Facturas de mantenimiento

Facturas de servicios hosting

Cuotas de inscripción determinados servicios: gimnasios, etc...

Antes de empezar a utilizar esta opción es necesario configurar una serie de facturación para este tipo de facturas.

Acceder a la opción Configuración desde el listado de facturas.

En la pestaña Series se debe configurar una serie de facturación recurrente y su correspondiente serie rectificativa.

Es posible añadir más series si es necesario.

De este apartado disponen de más información en la ayuda de "Cómo crear una factura electrónica"

Desde el listado de Facturas, selecciona la opción Factura recurrente.

Se nos abre una pantalla donde deberemos añadir nuestro servicio recurrente

Al clicar este botón lo que estamos haciendo es un contrato, una plantilla, de lo que va a suponer nuestra factura recurrente.

Datos obligatorios a rellenar

Datos de los apartados Receptor y Datos

Serie: indicaremos la serie de las facturas recurrentes.

Intervalo: Cada cuantos meses se hará la recurrente; mensual, bimestral, semestral, etc...

Fecha inicio: fecha de inicio del contrato

Fecha a partir de la cual se va a generar la primera factura.

Facturas recurrentes con fecha de inicio anterior a la actual

Si queremos hacer facturas recurrentes desde Enero del año presente ( o un periodo anterior al actual ) aunque no estemos en este mes sino en uno posterior, será obligatorio indicarlo en Fecha de Inicio de este apartado, así Inmatic podrá realizar recurrentes de periodos anteriores a la fecha actual.

Suponiendo que queremos realizar la recurrente en el mes de septiembre y que estamos a 03/09 ,como en la imagen de abajo, y ponemos como fecha inicio en el apartado Datos : 01/09, por defecto Inmatic cogerá esta fecha y la trasladará a fecha de Inicio de Próxima factura, significando que Inmatic empezará a realizar las recurrentes a partir del 01/09, como estamos en un día posterior chequeará que todavía no ha sido realizada y emitirá un borrador o emitirá la recurrente ( según el caso, ver el aparto enviar y emitir automático ) con fecha factura 04/09 ( o a partir del 03/09 ). ( Suponiendo una gestión de periodos adelantada)

Si le hubiéramos indicado una gestión de periodos atrasada no deberá emitir la factura el día 04/09 sino que esperará hasta el día 30 o final de periodo de cada mes para emitirla.

Suponiendo que estamos a 03/09 y ponemos como fecha de inicio 01/01 en el apartado Datos . Esta fecha se copiará a Fecha de Inicio de Próxima Factura significando que la próxima factura será de enero en adelante, como estamos en un día posterior chequeará que todavía no ha sido realizada y emitirá nueve documentos en forma de borrador o en forma de factura recurrente ( según el caso, ver el aparto enviar y emitir automático) con fecha factura 04/09 ( o a partir del 03/09 ), hasta septiembre. ( Suponiendo una gestión de periodos adelantada )

Si le hubiéramos indicado una gestión de periodos atrasada emitiría ocho documentos al día siguiente , día 04/09 y un documento el día 30/09 o final del mes.

Fecha Final: fecha final del contrato.

Estas fechas marcan la duración del contrato y pueden estar comprendidas entre dos años naturales, así como hacerlo infinito o sin caducidad si NO le indicamos fecha final.

Gestión de periodos

Adelantado: cuando queramos que la recurrente se facture a principio de cada periodo.

Atrasado: cuando queramos que la recurrente se facture al final de cada periodo.

Vencimiento: transcurso de tiempo en días naturales que pasa entre la fecha de factura y la fecha de vencimiento.

Estos datos se irán informando de tal forma que los datos de la Próxima factura se rellenen automáticamente

Datos de Próxima Factura

Esta parte nos indicará siempre el intervalo de cada factura recurrente, cada cuanto va a procesar la factura recurrente, y las fechas de inicio y final del periodo de la próxima factura.

En la imagen de abajo, por ejemplo, nos marca que la próxima factura pendiente será del mes de septiembre y además siguiendo con el ejemplo si se hubiera elegido con gestión de periodo adelantado, se emitirá el día 01 de cada periodo ( mes, bimensual, trimestral) por el contrario si se hubiera elegido con periodo atrasado Inmatic emitirá la recurrente el día último de cada período ( mes, bimensual, trimestral ), 29-30-31 según el mes.

Para situarnos, una vez emitida la factura recurrente sería la información que se traslada en estos dos campos marcados en verde de la imagen de abajo.

Recomendamos que si el contrato se va extender más de un año o la duración no es determinada no se ponga fecha final.Ya que los intervalos propuestos son de meses completos recomendamos que si empezamos a mediados de un periodo, un mes por ejemplo, esta factura se haga por la vía ordinaria y no por la recurrente, así la fecha de inicio ( ya sea con gestión adelantada o atrasada ) coincidirá con el día 01 de cada periodo.

Si necesita intervalos inferiores al mes póngase en contacto con soporte.

Emitir y enviar automático: Se marcará cuando queramos que Inmatic realice automáticamente la emisión y envío de facturas recurrentes durante todo el periodo de vigencia del contrato y teniendo en cuenta la información contenida en los demás apartados.

Si no clicamos estas casillas Inmatic emitirá un borrador y la gestión y envío de la recurrente la deberá realizar el cliente.

Una vez rellenados los datos de nuestra plantilla solo quedará grabarlo y darle al botón iniciar contrato

En el listado de servicios o facturas recurrentes podremos ver siempre los contratos pendientes, una vez iniciado el contrato su Estado será en curso.

Una vez iniciado el contrato, no se puede modificar, salvo para pararlo.

La visualización de la factura que genera el contrato no se podrá ver hasta que esta no haya pasado a facturas en forma de borrador.