Artículos sobre: Módulo de Efactura-Verifactu

Factura electrónica, efactura - Configuraciones previas en efactura

A.-CONFIGURACIONES BÁSICAS

Datos de la empresa.
Numeración y Series.
Configuración del Logo y Plantillas.
Plantilla de Correo.
Configuración de las remesas de cobro.
Confguración de varios listados y paginación.

B.-ACCIONES DENTRO DEL LISTADO

Acceder a los datos de clientes.
Acceder a los datos del emisor.
Realizar nueva factura.
Descargar pdf de la factura seleccionada.
Borrar factura seleccionada.

A-CONFIGURACIONES BÁSICAS: DATOS DE LA EMPRESA, NUMERACIÓN, LOGOS Y PLANTILLAS

1.-CONFIGURACIÓN DE LOS DATOS DE LA EMPRESA EMISORA

2.-CONFIGURACIÓN DE LA NUMERACIÓN Y DE LAS SERIES.

Acceder a la opción Configuración desde el listado de facturas.
En la pestaña Series se debe configurar como mínimo una serie de facturación y su correspondiente serie rectificativa.
Es posible añadir más series si es necesario.
La numeración de la factura la conforman los siguientes campos exclusivamente: Prefijo-Relleno-Sufijo
Cada serie debe tener un nombre de secuencia diferente y diferentes prefijos.

Los campos obligatorios son:

Nombre de Secuencia: nombre identificador de las facturas. Este nombre es a efectos identificativos, no aparece en la factura. Al realizar la factura el primer paso será elegir la serie. Este nombre de secuencia nos servirá para ello.----> esta información no forma parte del número de factura.

Dentro del número de factura los campos obligatorios son:

Relleno : dígitos de longitud deseado
Próximo Número : a partir de qué número se desea realizar la factura.
El prefijo es recomendable al menos para las facturas rectificativas, debe existir o ser diferente al prefijo de las facturas ordinarias

Por ejemplo queremos establecer una serie de facturas con seis dígitos de longitud, como se ve en el ejemplo siendo la factura 000001 la primera

Si grabáramos estos datos, a la hora de hacer la primera rectificativa el numero de ésta sería igual al número de la factura ordinaria, lo cual sería erróneo, por ello recomendamos añadir al menos el prefijo

Ejemplo, en este caso, la primera rectificativa sería la REC000001, quedando claramente diferenciada de la serie ordinaria, 000001, como indica la ley.

Además, a cada serie se le podrá asignar una plantilla ( ver apartado siguiente ).

Cada año fiscal necesitará de una serie nueva, tanto para facturas ordinarias como para rectificativas. Las series que no se utilicen se podrán desactivar y dejarán ser seleccionables. Notar que la numeración de las facturas recurrentes puede ser utilizada en dos años fiscales, se recomienda que al confeccionarla se tenga en cuenta esta circurstancia en los apartados Prefijo y Sufijo.

3.-CONFIGURACIÓN DEL LOGO Y PLANTILLAS.

Desde este apartado se configurará las posibles plantillas de la empresa. Cada plantilla estará formada por los diferentes logos y pies de página que pueda tener una misma empresa según su facturación, su actividad, etc..

4.-CONFIGURACIÓN DE LA PLANTILLA DE CORREO.

Desde esta pantalla podrá configurar la información de la plantilla de los posibles correos que se puedan enviar a sus clientes evitándolos escribir cada vez.

5.-CONFIGURACIÓN DE REMESAS

En Inmatic a la hora de realizar las remesas de las facturas existen dos tipos, uno de ellos es utilizando solo el IBAN

6.-CONFIGURACIÓN DE LAS COLUMNAS DEL LISTADO DE FACTURAS Y CLIENTE

Se podrá indicar qué registros visualizar en el listado de nuestras facturas en columnas del listado de facturas
Podremos configurar la información que podemos ver desde el listado de clientes en configurar columnas del listdo de clientes
Igualmente podremos configurar cuantas facturas poder ver en el paginado del listado en Registro por pagina en listados

B.-ACCIONES DENTRO DEL LISTADO DE FACTURAS

Desde esta pantalla podemos visualizar la lista de facturas, aplicar filtros sobre los registros y realizar las siguientes acciones:

Consultar y modificar el listado de clientes.
Consultar los datos del emisor
Actualizar: Recarga la visualización de los datos.
Añadir factura: Abre el editor para crear una nueva factura.
Eliminar facturas: Borra las facturas que se han seleccionado previamente. No es posible borrar una factura ya firmada.
Descargar: Descarga en formato pdf las facturas que se han seleccionado del listado.
Botón Configuración: Nos permite parametrizar las series de facturación y la imagen de la factura entre otras cosas, ( explicado en el apartado anterior).

El icono que hace estas funciones está simbolizado con la rueda en la imagen siguiente:

Otras opciones de Configuración : Nos permite entre otras cosas : Generar nuestro listado de productos o servicios, generar la remesa, crear la rectificativa, realizar cambios masivos, etc...El icono que hace estas funciones es el simbolizado en la imagen de abajo.

Dentro de otras opciones de Configuración nos encontraremos:

a) Productos: Permite gestionar el listado de productos ó servicios. Se podrán cargar también mediante fichero Excel

Dentro del listado de productos podremos añadir información, esta información saldrá como columna nueva en la factura, sino desea que salga póngase en contacto con soporte

b) Remesas: Listado de remesas generadas
c) Crear rectificativa :Si se selecciona previamente una factura, genera la rectificativa de dicha factura. Si se marca sin seleccionar una factura, abre el editor de factura rectificativa nueva. ( leer apartado específico).
d) Duplicar como borrador: Genera un borrador con los mismos datos que la factura seleccionada. Acción que recomendamos si no se desea realizar facturas recurrentes.
e) Generar remesa: Genera el fichero de remesa de las facturas seleccionadas.

f) Otros

C.-COMO CREAR UNA FACTURA EN EL MÓDULO DE FACTURACIÓN.

1.- Seleccionar la Serie

Hacer clic en el botón + para crear una nueva factura. Si la factura tiene Series, se deberá indicar.

Es necesario entrar en Editar Emisor para configurar los datos del emisor si no se ha hecho anteriormente:

2.- Seleccionar el cliente destinatario y /o crearlo desde este módulo

Seleccionar un receptor del listado de clientes escribiendo su nombre o el número de identificación fiscal, NIF, o hacer click en Nuevo para crear un nuevo cliente:

Al crear la factura podremos buscar el cliente dentro del campo Razón Social. Este nos permitirá introducir el nombre o el NIF.
Además si el cliente es persona física y viene informado procedente del módulo de contabilidad, el nombre de la ficha del cliente vendrá precedido por una coma (,) lo cual nos indica que la ficha deberá ser corregida separando el nombre de los apellidos , antes de emitir facturas.

Además al crear el cliente, el tipo de empresa y el CIF será obligatorio de rellenar.

Todos los campos hasta el Código Postal deberán ser informados para guardar la ficha.

Como hemos dicho anteriormente en las fichas informativas de personas físicas será obligatorio separar el nombre de los apellidos, aunque se guardarán las fichas en el orden de : Apellido y Nombre
Si esta acción no se realiza al emitir la factura le dará error.

Si el cliente procede del módulo de contabilidad en este se ha habilitado una opción para completar el nombre de la persona física, indicándolo con una * i *dentro de su ficha correspondiente

icha de cliente en el módulo de contabilidad**

Notar que si se abre el cliente en este módulo de facturación, pasará la información también al módulo de contabilidad sin asignarle el código de cuenta contable ni la contrapartida.

3 .- Abrir ficha del cliente desde el listado de Clientes

Un cliente nuevo también se puede abrir desde el listado de clientes ( icono señalado más abajo ) pero también podremos realizar las siguientes opciones : buscar, editar, y si procede importarlo en formato Excel

Este módulo de facturación no permite el borrado de fichas de clientes porque pueden contener saldos antiguos o información que no deba ser eliminada, ya que se conecta con el módulo de contabilidad. Si desea borrarlas consulte con el usuario propietario.

Recapitulando, en referencia a las fichas de clientes

Las fichas de clientes que nos encontramos al empezar a trabajar con este módulo de facturación vienen del módulo de contabilidad.
¿Por qué hay que editar la ficha? Cada vez que seleccionamos una ficha de cliente que provenga del módulo de contabilidad para poder utilizarla se deberá editar la ficha si está incompleta. Para el modulo de facturación, por temas fiscales, la información que se necesita es mayor. Una ficha estará incompleta si no se rellena hasta el campo de Código Postal de la pestaña básicos.
Las fichas de clientes de personas físicas deberán abrirse separando nombres de apellidos. Si la ficha viene del módulo de contabilidad se deberá editar dicha información. Es obligatorio.
Dentro de la factura se puede buscar por Razón Social o NIF.
Todo cambio en las fichas de clientes es bilateral, en ambos módulos.
El cliente se puede abrir en el módulo de contabilidad, al confeccionar una factura en el modulo de efactura, desde el listado de clientes manualmente y desde el listado de clientes a través de un Excel. ( necesita permiso, póngase en contaco con soporte).
Una vez el cliente se abre en este módulo se pasa automáticamente al módulo de contabilidad a falta de cuenta contable o código de cliente y contrapartida de ingresos.
La información de la ficha del cliente del módulo de contabilidad no pasará a su software hasta que no se contabilice la factura. Si la contabilización en su software es por fichero ( Monitor, A3 fichero, SAGE fichero, Golden, Glasof, Ncs, Diamacon fichero, Geyce, etc..) o la carga de terceros es por fichero ( A3 automático ), cuando se suba éste.
Para buscar un cliente en este módulo se puede realizar al crear la factura o desde el listado de clientes que contempla más filtros de búsqueda.
Si quiere borrar fichas de clientes hable con su asesor (rol propietario). De momento solo es posible en el módulo de contabilidad por seguridad.

4.-Rellenar la información de la factura.

Hacer clic dentro del campo Descripción y seleccionar un producto del listado del maestro de productos ( ó servicios ) o escribir el texto libre que se desee--->también se podrá añadir mediante
fichero Excel. Este fichero excel también es configurable, y si se requiere podría añadir información extra a las facturas si lo necesitamos.

Podemos seleccionar el tipo de IVA y/o Retención a aplicar en cada una de las líneas de la factura.

Si se selecciona el IVA 0% aparece la columna Tipo para indicar si se trata de Exento, ISP, No Sujeto, etc.
Al seleccionar el tipo de IVA se añade en las Observaciones ,automáticamente, el texto legal correspondiente.

En la columna Mas datos se puede informar de datos como el número y fecha de Albarán o referencias del Emisor o Receptor.
Estos campos se rellenan automáticamente si la factura se ha generado desde un Albarán o Presupuesto. Es decir, aquí es donde podremos visualizar las referencias de albaranes, presupuestos, etc...

Siguiendo con el apartado de Mas datos en la Información adicional podremos escribir comentarios mas extensos que afecten a esa línea de factura, si esta fuera última línea este comentario se podría convertir en global para toda la factura.

Al clicar en Subir Excel se nos indica el formato oportuno, lo utilizaremos para informar de las líneas de nuestra factura (si no se ha realizado antes desde el maestro de productos o manualmente).

Este Excel tiene un formato predetermiando ajustado a los campos de nuestra factura, si necesita más columnas a añadir póngase en contacto con soporte

Clicando en el botón Información adicional es posible añadir Otras Retenciones, Descuentos o Suplidos

Desde la pestaña Retención se indicarán :

Retención: Cualquier descuento sobre el total factura. La cantidad debe ser indicada en positivo
Suplido: Cargos sobre el total factura. La cantidad debe ser indicada en positivo.

Desde la pestaña Descuentos se indicarán:

Si le indicamos un descuento por línea ya sea en tanto por ciento o fijo, afectará a la BI , a cada tipo de IVA/IGIC y a las retenciones por IRPF
Si le indicamos un descuento global también afectará a la BI del IVA/IGIC y las retenciones por IRPF pero solo se podrá aplicar cuando exista un solo tipo impositivo
Los importes debes informarse en positivo en ambos casos.

Las acciones que se pueden realizar desde dentro de la factura son las siguientes:

Crear factura: Abrir en el editor una nueva factura.
Descargar factura: Permite descargar la factura en pdf o xml.
Enviar factura: Permite enviar a FACeB2B, FACe, email y al módulo de contabilidad.
Guardar factura: Guarda la factura.
Firmar y emitir: Esta acción firma la factura. A partir de ese momento no puede editarse ninguno de sus datos. Solo es posible indicar si ha sido pagada.
Visualizar factura: Muestra los datos de la factura. No se trata de el pdf, solo se trata de una previsualización.

Cuando se devenga el IVA
Plazo de expedición y envío de facturas

Actualizado el: 02/09/2026

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