Factura electrónica, efactura - Crear facturas ordinarias
1.-CONFIGURACIÓN DE LOS DATOS DE LA EMPRESA EMISORA
2.-CONFIGURACIÓN DE LA NUMERACIÓN Y DE LAS SERIES.
Acceder a la opción Configuración desde el listado de facturas.
En la pestaña Series se debe configurar como mínimo una serie de facturación y su correspondiente serie rectificativa.
Es posible añadir más series si es necesario.
La numeración de la factura la conforman los siguientes campos exclusivamente: Prefijo-Relleno-Sufijo
Cada serie debe tener un nombre de secuencia diferente y diferentes prefijos.
Los campos obligatorios son:
- Nombre de Secuencia: nombre identificador de las facturas. Este nombre es a efectos identificativos, no aparece en la factura. Al realizar la factura el primer paso será elegir la serie. Este nombre de secuencia nos servirá para ello.----> esta información no forma parte del número de factura.
Dentro del número de factura los campos obligatorios son:
- Relleno : dígitos de longitud deseado
- Próximo Número : a partir de qué número se desea realizar la factura.
- El prefijo es recomendable al menos para las facturas rectificativas, debe existir o ser diferente al prefijo de las facturas ordinarias
Por ejemplo queremos establecer una serie de facturas con seis dígitos de longitud, como se ve en el ejemplo siendo la factura 000001 la primera
Si grabáramos estos datos, a la hora de hacer la primera rectificativa el numero de ésta sería igual al número de la factura ordinaria, lo cual sería erróneo, por ello recomendamos añadir al menos el prefijo
Siguiendo con el ejemplo, en este caso, la primera rectificativa sería la REC000001, quedando claramente diferenciada de la serie ordinaria, 000001, como indica la ley.
Además a cada serie se le podrá asignar una plantilla ( ver apartado siguiente ).
3.-CONFIGURACIÓN DEL LOGO Y PLANTILLAS.
Desde este apartado se configurará las posibles plantillas de la empresa. Cada plantilla estará formada por los diferentes logos y pies de página que pueda tener una misma empresa según su facturación, su actividad, etc..
4.-CONFIGURACIÓN DE LA PLANTILLA DE ENVÍO
Desde esta pantalla podrá configurar la información de la plantilla de los posibles correos que se puedan enviar a sus clientes evitándolos escribir cada vez.
Desde esta pantalla podemos visualizar la lista de facturas, aplicar filtros sobre los registros y realizar las siguientes acciones:
- Actualizar: Recarga la visualización de los datos.
- Añadir factura: Abre el editor para crear una nueva factura.
- Eliminar facturas: Borra las facturas que se han seleccionado previamente. No es posible borrar una factura ya firmada.
- Descargar: Descarga en formato pdf las facturas que se han seleccionado del listado.
- Botón Configuración: Nos permite parametrizar las series de facturación y la imagen de la factura. ( explicado en el apartado anterior). El icono que hace estas funciones está simbolizado con la rueda en la imagen siguiente:
- Otras opciones de Configuración : Nos permite entre otras cosas : Generar nuestro listado de productos o servicios, generar como la factura como borrador, generar la remesa, crear la rectificativa, realizar cambios masivos, etc...El icono que hace estas funciones es el simbolizado en la imagen de abajo.
En concreto, dentro de este icono nos encontraremos:
a) Productos: Permite gestionar el listado de productos ó servicios. Se podrán cargar también mediante fichero Excel
b) Remesas: Listado de remesas generadas
c) Crear rectificativa :Si se selecciona previamente una factura, genera la rectificativa de dicha factura. Si se marca sin seleccionar una factura, abre el editor de factura rectificativa nueva. ( leer apartado específico).
d) Duplicar como borrador: Genera un borrador con los mismos datos que la factura seleccionada.
e) Generar remesa: Genera el fichero de remesa de las facturas seleccionadas.
1.- Seleccionar la Serie
Hacer clic en el botón + para crear una nueva factura. Si la factura tiene Series, se deberá indicar.
Es necesario entrar en Editar Emisor para configurar los datos del emisor si no se ha hecho anteriormente:
2.- Seleccionar el destinatario
Seleccionar un receptor del listado de clientes escribiendo su nombre o hacer click en Nuevo para crear un nuevo cliente:
Al crear el cliente, el tipo de empresa y el CIF será obligatorio de rellenar.
Todos los campos hasta el Código Postal deberán ser informados para guardar la ficha.
Si el cliente procede del módulo de contabilidad en éste se ha habilitado esta opción dentro de su ficha correspondiente, para poder rellenar fácilmente dicha información.
Ficha de cliente en el módulo de contabilidad
Notar que si se abre el cliente en este módulo pasará la información también al módulo de contabilidad sin asignarle el código de cuenta contable ni la contrapartida.
Una vez abierto el cliente, si es necesario, empezaremos a confeccionar nuestra factura.
Al crear el nuevo tercero deberemos guardar los cambios, Inmatic informará a tal efecto que lo que se guarda es información nueva.
Un cliente nuevo solo se puede abrir al crear la factura. Si en este proceso ,al abrir la ficha, ya existiera se chequeará por el NIF , dando como resultado : Este NIF ya existe, lo cual nos indicará que por ese nombre que se intenta abrir ya existe.
Desde el listado de clientes se podrá editar la información y borrar un cliente ya existente, pero no abrir ficha. No podremos abrir pero si importar clientes
3.-Rellenar la información de la factura.
Hacer clic dentro del campo Descripción y seleccionar un producto del listado del maestro de productos ( ó servicios ) o escribir el texto libre que se desee--->también se podrá añadir mediante
fichero Excel.
Podemos seleccionar el tipo de IVA y/o Retención a aplicar en cada una de las líneas de la factura.
Si se selecciona el IVA 0% aparece la columna Tipo para indicar si se trata de Exento, ISP, No Sujeto, etc.
Al seleccionar el tipo de IVA se añade en las Observaciones ,automáticamente, el texto legal correspondiente.
En la columna Mas datos se puede informar de datos como el número y fecha de Albarán o referencias del Emisor o Receptor.
Estos campos se rellenan automáticamente si la factura se ha generado desde un Albarán o Presupuesto. Es decir, aquí es donde podremos visualizar las referencias de albaranes, presupuestos, etc...
Siguiendo con el apartado de Mas datos en la Información adicional podremos escribir comentarios mas extensos que afecten a esa línea de factura, si esta fuera última línea este comentario se podría convertir en global para toda la factura.
Al clicar en Subir Excel se nos indica el formato oportuno, lo utilizaremos para informar de las líneas de nuestra factura (si no se ha realizado antes desde el maestro de productos o manualmente).
Clicando en el botón Información adicional es posible añadir Otras Retenciones, Descuentos o Suplidos
- Desde la pestaña Retención se indicarán :
Retención: Cualquier descuento sobre el total factura. La cantidad debe ser indicada en positivo
Suplido: Cargos sobre el total factura. La cantidad debe ser indicada en positivo.
- Desde la pestaña Descuentos se indicarán:
e apartado aparecen los descuentos que afectan a la base imponible del IVA y de las retenciones por IRPF.
Como se puede observar se le puede indicar por línea o por un global sobre la BI. La cantidad debe ser indicada en positivo
Las acciones que se pueden realizar desde dentro de la factura son las siguientes:
- Crear factura: Abrir en el editor una nueva factura.
- Descargar factura: Permite descargar la factura en pdf o xml.
- Enviar factura: Permite enviar a FACeB2B, FACe, email y al módulo de contabilidad.
- Guardar factura: Guarda la factura.
- Firmar y emitir: Esta acción firma la factura. A partir de ese momento no puede editarse ninguno de sus datos. Solo es posible indicar si ha sido pagada.
- Visualizar factura: Muestra los datos de la factura. No se trata de el pdf, solo se trata de una previsualización.
El procedimiento sería el siguiente:
Elegimos la serie de facturación desde el desplegable e introducimos los datos necesarios.
Al crear una factura se crea el borrador. A partir de la configuración de las series establecida anteriormente se le añadirá automáticamente el número de factura, que será orientativo y provisional hasta que no se firme. Este es un campo que se informa por parte del software, siendo no editable. El campo de fecha factura no contendrá información hasta que no se firme, también es un campo no editable.
Al pulsar botón de firmar y enviar estos documentos en forma de borrador se transformarán en factura. Inmatic chequeará en estos momentos los parámetros necesarios antes de emitirla, la fecha factura será la fecha de emisión y el número de factura se hará definitivo.
En el ejemplo, si decidimos generar la FAC-00000019-25 con fecha 29/05 nos saldrá un aviso en el que tendremos que dar a Aceptar
- Una factura solo se podrá editar en estado borrador, una vez emitida no podrá editarse ni ser borrada. Para ello, se deberá realizar la correspondiente factura rectificativa.
- Antes de enviar y firmar una factura si Inmatic detecta algún campo con información incorrecta o sin ella nos avisará de este hecho , el cual deberá ser corregido.
La factura una vez emitida determinará numero de factura y fecha de factura. Esta fecha factura será siempre la fecha del calendario, la fecha en la que se emite. No se podrán emitir facturas con fechas anteriores a ésta. Si se realizase una rectificativa, la fecha de la rectificativa será la fecha de emisión también.
!!MODIFICACIÓN INTRODUCIDA de adaptación de los softwares y sistemas de facturación a la legislación actual!!
La fecha de operación de una factura es el día en que se realiza la transacción real (entrega de un bien o fin del servicio), también llamada fecha de devengo, a diferencia de la fecha de expedición, que es cuando se emite la factura. Si difieren, la fecha de operación determina el período fiscal, es decir es ésta la que se informa en los libros de IVA a efectos de su deducibilidad o devengo. Además, por norma general la confección de una factura entre empresarios o profesionales se debe realizar antes del día 16 del mes siguiente. Teniendo en cuenta todo lo anterior en los meses en que la venta o la prestación del servicio no coincida con la fecha de factura o fecha de confección de la factura deberán ser indicadas adecuadamente. La fecha de la factura será siempre la fecha en la que se emite, se firma, la fecha del calendario.
Al poder informar de la fecha de operación de la factura, el campo fecha de factura se ha hecho no editable, y siempre será el de emisión, el de la firma de factura, es un campo que no contiene información hasta que no se firma.
Hay dos opciones en Inmatic para crear la factura rectificativa
1.-Desde el listado facturas
Desde el listado de Facturas, dentro de Otras Opciones, encontramos la opción para crear una factura rectificativa.
Si se selecciona previamente una factura, genera la rectificativa de dicha factura.
2.-Desde el mismo icono sin marcar la factura
Si se marca sin seleccionar una factura, abre el cuadro de diálogo para indicar el número de factura y fecha de la factura que deseamos rectificar y abre el editor de factura rectificativa en blanco para que seleccionemos el destinatario y las líneas.
La factura rectificativa se creará por defecto a fecha de la factura original pero al emitir esa rectificativa Inmatic podrá advertirte, según el caso, que la fecha de emisión está dentro de una fecha no admisible, ya cerrada, y se deberá corregir a tal efecto.
Ejemplo: Queremos emitir una rectificativa con fecha factura original de 30/06 el día 02/07, al darle a emitir rectificativa Inmatic creará la rectificativa pero procederá, en este caso, a avisar del error y se deberá cambiar el campo de fecha factura a como mínimo 02/07.
Plazo de expedición y envío de facturas
Actualizado el: 30/01/2026
¡Gracias!