Factura electrónica, efactura - Crear facturas
Antes de empezar a utilizar el módulo de Factura electrónica, es necesario realizar estos primeros pasos:
- Configurar la serie de facturación
- Configurar la imagen de la factura
- Configurar los datos de la empresa emisora
LISTADO DE FACTURAS
Desde esta pantalla podemos visualizar la lista de facturas, aplicar filtros sobre los registros y realizar las siguientes acciones:
- Actualizar: Recarga la visualización de los datos.
- Añadir factura: Abre el editor para crear una nueva factura.
- Eliminar facturas: **Borra las facturas que se han seleccionado previamente. **No es posible borrar una factura ya firmada.
- Descargar: Descarga en formato pdf las facturas que se han seleccionado del listado.
- Configuración: Nos permite parametrizar las series de facturación y la imagen de la factura.
Otras opciones:
- Productos: Permite gestionar el listado de productos ó servicios
- Remesas: Listado de remesas generadas
- Crear rectificativa :Si se selecciona previamente una factura, genera la rectificativa de dicha factura. Si se marca sin seleccionar una factura, abre el editor de factura rectificativa nueva. ( leer apartado específico)
- Duplicar como borrador: Genera un borrador con los mismos datos que la factura seleccionada.
- Generar remesa: Genera el fichero de remesa de las facturas seleccionadas.
SERIES DE FACTURACIÓN
Acceder a la opción Configuración desde el listado de facturas.
En la pestaña Series se debe configurar como mínimo una serie de facturación y su correspondiente serie rectificativa.
Es posible añadir más series si es necesario.
Cada serie debe tener un nombre de secuencia diferente y diferentes prefijos.
En la pestaña "Personalización de Imagen" podemos subir el logo y configurar el pie de página.
En la pestaña ¨Plantilla de envío¨, se puede configurar el texto del correo electrónico de envío de nuestras facturas.
Los campos obligatorios son:
- Nombre de Secuencia: nombre identificador de las facturas. Este nombre es a efectos identificativos, no aparece en la factura
- Relleno : dígitos de longitud deseado
- Próximo Número : a partir de qué número se desea realizar la factura.
El prefijo es recomendable al menos para las facturas rectificativas.
Hacer clic en el botón + para crear una nueva factura. Si la factura tiene Series, se deberá indicar.
Es necesario entrar en Editar Emisor para configurar los datos del emisor si no se ha hecho anteriormente:
Seleccionar un receptor del listado de clientes escribiendo su nombre o hacer clin en "Nuevo" para crear un nuevo cliente:
Al crear el cliente el tipo de empresa y el CIF será obligatorio de rellenar.
Todos los campos hasta el Código Postal deberán ser informados para guardar la ficha.
Si se abre el cliente en este modulo pasará la información también al módulo de contabilidad sin asignarle el código de cuenta contable.
Una vez abierto el cliente si es necesario empezaremos a confeccionar nuestra factura.
Hacer clic dentro del campo Descripción y seleccionar un producto del listado o escribir el texto libre que se desee:
Podemos seleccionar el tipo de IVA y/o Retención a aplicar en cada una de las líneas de la factura.
Si se selecciona el IVA 0% aparece la columna Tipo para indicar si se trata de Exento, ISP, No Sujeto, etc. Al seleccionar el tipo se añade en las Observaciones el texto legal correspondiente.
En la columna Mas datos se puede informar de datos como el número y fecha de Albarán o referencias del Emisor o Receptor. Estos campos se rellenan automáticamente si la factura se ha generado desde un Albarán o Presupuesto.
Al clicar en Subir Excel se nos indica el formato oportuno.
Clicando en el botón Información adicional es posible añadir Otras Retenciones, Descuentos o Suplidos
Las acciones que se pueden realizar desde dentro de la factura son las siguientes:
- Crear factura: Abrir en el editor una nueva factura.
- Descargar factura: Permite descargar la factura en pdf o xml.
- Enviar factura: Permite enviar a FACeB2B, FACe, email y al módulo de contabilidad.
- Guardar factura: Guarda la factura.
- Firmar y emitir: Esta acción firma la factura. A partir de ese momento no puede editarse ninguno de sus datos. Solo es posible indicar si ha sido pagada.
- Visualizar factura: Muestra los datos de la factura. No se trata de el pdf, solo se trata de una previsualización.
El procedimiento sería el siguiente:
Al crear una factura se crea el borrador, el número de factura será orientativo y provisional, así como la fecha factura.
o será hasta pulsar el botón de firmar y enviar que estas documentos en forma de borrador se transformen en factura. Inmatic chequeará en estos momentos los parámetros necesarios antes de emitirla. En este caso en particular de la imagen posterior, no podrá emitirla porque ya existe la factura con numero FAC-00000018-25 con fecha del 28/05 y por con siguiente no podremos facturar a fecha de 11/05.
si decidimos que queremos generar la FAC-00000019-25 con fecha 29/05 nos saldrá un aviso en el que tendremos que dar a Aceptar
Una factura solo se podrá editar en estado borrador, una vez emitida no podrá editarse ni ser borrada. Se deberá realizar la correspondiente factura rectificativa.
Antes de enviar y firmar una factura si Inmatic detecta algún campo con información incorrecta o sin ella nos avisará de este hecho , el cual deberá ser corregido.
-Vamos a firmar y enviar una factura con fecha anterior, en este caso, 11/03/2025 Inmatic nos dará error indicando que no se puede, que debemos crear la factura deseada a partir de la fecha de la ultima factura que se emitió, por ello es importante revisar numeración y fecha antes de emitir y enviar facturas
etc...
Solo una vez emitida la factura se podrá enviar a las siguientes opciones de envío:
Hay dos opciones en Inmatic para crear la factura rectificativa
1.-Desde el listado facturas
Desde el listado de Facturas, dentro de Otras Opciones, encontramos la opción para crear una factura rectificativa.
Si se selecciona previamente una factura, genera la rectificativa de dicha factura.
2.-Desde el mismo icono sin marcar la factura
Si se marca sin seleccionar una factura, abre el cuadro de diálogo para indicar el número de factura y fecha de la factura que deseamos rectificar y abre el editor de factura rectificativa en blanco para que seleccionemos el destinatario y las líneas.
La factura rectificativa se creará por defecto a fecha de la factura original pero al emitir esa rectificativa Inmatic podrá advertirte, según el caso, que la fecha de emisión está dentro de una fecha no admisible, ya cerrada, y se deberá corregir a tal efecto.
Ejemplo: Queremos emitir una rectificativa con fecha factura original de 30/06 el día 02/07, al darle a emitir rectificativa Inmatic creará la rectificativa pero procederá, en este caso, a avisar del error y se deberá cambiar el campo de fecha factura a como mínimo 02/07.
Actualizado el: 22/08/2025
¡Gracias!